Bei großen und komplexen Projekten ist das Anfangen häufig einer der schwierigsten Aspekte. Die Tools von Atlassian kommen tagtäglich für komplexe Projekte, Cross-Product-Integrationen bis hin zu Projekten mit strengen Deadlines oder verteilten Teammitgliedern zum Einsatz. Je größer und dynamischer ein Projekt ist, desto eher wird es Stress und Unentschlossenheit verursachen.

Bevor man auf ein Set an Werkzeugen setzt oder Frameworks wie Scrum, Kanban oder gar SAFe einsetzt lohnt es sich, erst einmal die folgenden Regeln zu beachten.

Fangen Sie mit dem Gesamtbild an

Die meisten Leute stürzen sich kopfüber ins Abenteuer, ohne sich zuvor einige ernste Gedanken über das große Ganze zu machen. Gewinnen Sie also zunächst ein wenig Abstand. Was ist das Hauptziel, welches Sie mit diesem Projekt erreichen möchten? Welches Ergebnis wird dieses Projekt liefern? Welche Probleme oder Chancen werden adressiert? Und wie wird der Erfolg gemessen?

Bilden Sie ein Team

Jedes große Projekt erfordert ein großartiges Team. Stellen Sie sich folgende Frage: Wer ist sonst noch für die Realisierung dieses Projekts verantwortlich? Und wer wird eine neue Rolle übernehmen müssen? Es ist von Vorteil, Mitglieder Ihres Unternehmens hinzuzufügen, die schon einmal Teil eines größeren Projekts waren, da sie mithilfe ihrer Erfahrung neue Herausforderungen erkennen und bekannte Herausforderungen meistern können.

Definieren Sie ein gemeinsames Ziel

Bevor Sie damit anfangen die Rollen und Aufgaben zu verteilen, ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Team kommunizieren und ein gemeinsames Ziel definieren, mit dem sich alle Beteiligten identifizieren können. Hören Sie auf jedes einzelne Teammitglied, um sicherzustellen, dass das Ziel klar definiert ist, es mit der Gesamtsituation sowie den Unternehmenszielen übereinstimmt und gleichzeitig herausfordernd, aber auch erreichbar ist. Sie können ihr gemeinsames Ziel auch in mehrere, individuelle oder abteilungsspezifische Ziele unterteilen, aber sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder nicht das Endziel aus den Augen verlieren.

Berücksichtigen Sie die Rollen und Aufgaben

Teams leisten die beste Arbeit, wenn jeder seine Rolle versteht, jeder seine Stärken ausspielen und anderen Teammitgliedern helfen kann. Jetzt da Sie Ihr Team zusammengestellt und die Rollen sowie Aufgaben vergeben haben, ist es wichtig, dass Sie erkennen, wer mit der Arbeit vertraut ist oder von ihr betroffen sein wird. Wer sind die Stakeholder? Wessen Stimme hat bei diesem Projekt Gewicht?

Die Ziele aufteilen und den Umfang definieren

Beginnen Sie damit, Ihr Gesamtziel in kleinere, greifbarere Ziele zu unterteilen und entscheiden Sie, wer für welche Abschnitte des Projekts verantwortlich sein wird, basierend auf den vordefinierten Rollen und Aufgaben. Indem Sie ihr Endziel aufspalten, wird Ihr Projekt überschaubarer, Ihr Team wird weniger Stress empfinden und jeder kann sich besser auf die bevorstehenden Aufgaben konzentrieren. Investieren Sie ausreichend viel Zeit in diesen Schritt. Definieren Sie Ihre größeren Ziele, Aufgaben und Deadlines. Wenn Sie hier nicht genau nachdenken, werden Sie sich im Laufe des Projekts nur noch mehr Herausforderungen gegenüber sehen.

Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt nach Plan verläuft, ist es hilfreich, einen Projektzeitstrahl mit Meilensteinen zu erstellen. Projektmeilensteine können Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, sich besser auf die einzelnen Aufgaben zu konzentrieren.

Machen Sie sich das Leben einfacher, indem Sie Tools zur Zusammenarbeit nutzen

Wir sind uns bestimmt alle einig, dass es bei komplexen Projekten sehr schwierig ist, organisiert zu bleiben, während man mit den verschiedenen Teammitgliedern zusammenarbeitet. Ein Abbruch der Kommunikation kann teuer werden.
Zum Glück gibt es eine Reihe von web-basierten Projektmanagement-Softwares, die für Ihr Unternehmen extrem hilfreich sein könnten. Diese Systeme ermöglichen es Ihrem gesamten Team, Projekte und Rollen sofort und von überall aus zu betrachten, zu erstellen, zu ändern und zu aktualisieren. In der sich ständig verändernden Geschäftswelt von heute sind Übersichtlichkeit, Zusammenarbeit und Transparenz wichtiger als je zuvor. Jedes Team, das ernsthaft Overhead minimieren, großartige Arbeit abliefern und eine nahtlose Zusammenarbeit genießen möchte, sollte web-basiertes Projektmanagement in Betracht ziehen.

Kreieren Sie eine positive Arbeitsatmosphäre für Ihr Team

Es ist kein Geheimnis, dass die besten Ergebnisse dann erbracht werden, wenn die Mitglieder eines Teams sich gegenseitig voll vertrauen, sie komplett transparent und offen miteinander sind und positive Zusammenarbeit zur Bewältigung von Aufgaben nutzen. Die Arbeitsumgebung hat stets Auswirkungen auf das Verhalten einer Person. Schaffen Sie eine positive und motivierende Unternehmensatmosphäre, in der Ihre Teammitglieder ihr volles Potential ausschöpfen können. Wenn Ihre Teammitglieder wissen, dass die Leute, die sie respektieren und schätzen, sich auf sie verlassen, sorgt das in fast allen Fällen für bessere Ergebnisse. Motivieren Sie also alle Mitglieder Ihres Teams dazu, die zwar hochgesteckten, aber machbaren Ziele erreichen zu wollen.

Werfen Sie einen Blick auf den Team Health-Monitor von Atlassian, um die Verfassung Ihres Teams zu ermitteln:

Teams zum Funktionieren bringen

 

Passen Sie sich an (immer und immer wieder)

Je größer Ihr Projekt ist, desto wahrscheinlicher ist das Auftreten von neuen und komplexen Herausforderungen. Als Teamleader müssen Sie trotz aller Widrigkeiten stets Belastbarkeit und Selbstvertrauen zeigen. Sie müssen sich schnell und mit einem sicheren Auftreten an die neuen Herausforderungen anpassen. Seien Sie bestimmt, was Ihre Ziele angeht, aber flexibel, wenn es um die Herangehensweise geht. Anstatt den Plan als das große Ziel Ihres Projekts anzusehen, sollten Sie sich auf das Gesamtbild konzentrieren und verstehen, dass sich vielleicht ein besserer Weg auftun könnte.

Bonus-Tipp: Belohnen Sie Motivation und Fortschritt
Einer der ältesten Wege, um ein Team zu motivieren, ist die Motivation durch Belohnungen. Anreize für das Abliefern von guter Arbeit zu schaffen, kann Ihr Team zum Vorankommen animieren. Ihre Mitarbeiter wünschen sich jedoch mehr als nur materielle Belohnungen. Sie wollen Fortschritt. Sie möchten Teil eines bedeutungsvollen und beständigen Werks sein. Es liegt an Ihnen, Ihren Teammitgliedern zu zeigen, auf welche Weise ihre Arbeit einen Unterschied macht. Wenn Sie das schaffen, erhalten Ihre Angestellten eine wesentlich größere Belohnung als bloß einen freien Tag oder eine Pizza-Party. Sie werden das Gefühl haben, dass ihre Arbeit etwas bewegt, und das stimmt auch.

 

Komplexe Projekte sind keine leichte Aufgabe, aber wenn Sie diese Projektmanagement-Tipps im Hinterkopf behalten, werden sie auf jeden Fall einfacher.

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