Atlassian hat im hauseigenen Firmenblog eine neue Artikelserie zum Thema JIRA Portfolio gestartet. JIRA Portfolio ist eine Erweiterung für das Projektmanagement-Werkzeug JIRA und erweitert dieses mit einer einheitlichen, umfangreichen Sicht zur Planung und Durchführung von Initiativen über mehrere Projekte und Teams hinweg. Portfolio bietet alles, was man für das Management großer Initiativen in JIRA benötigt – ohne auf externe Werkzeuge zurückgreifen zu müssen: Automatische Zeit- und Kapazitätenplanung gepaart mit der Fähigkeit, Investitionen und Budgets über strategische Ziele entsprechend der Geschäftsprioritäten hinweg im Auge zu behalten. Auch lassen sich Engpässe und Produktivitätseinbußen durch schnellere Reaktion auf sich ändernde Geschäftsziele minimieren.

Eine mächtig komplexe Angelegenheit, bei der man durchaus die Übersicht verlieren kann. Im Rahmen dieses Artikels soll der Einstieg in Portfolio erleichtert und ein Grundlagenverständnis geschaffen werden.

Portfolio 101: Initiativen

Atlassian spricht viel über Initiativen und darüber, wie diese Ihnen eine teamübergreifende und projektübergreifende Sicht geben, aber was sind diese eigentlich? Initiativen sind die nächste Ebene über einem Epic, im Wesentlichen sind sie Gruppen von Epics (initiative > epic > story):
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Somit können Initiativen als übergeordnete Unternehmensprioritäten oder große Projekte betrachtet werden, welche potenziell mehrere Teams umspannen. In einem JIRA Portfolio-Projekt kann die Arbeit von mehreren agilen Teams kombiniert und in größere Initiativen zusammengefasst werden.

So sieht eine Initiative im JIRA Portfolio-Backlog aus:

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Es gibt auch eine Darstellung der Initiativen in einem grafischen Plan, welcher die Initiativen auf einer Zeitleiste anzeigt, beginnend mit dem Start des ersten Epics, bis hin zum geplanten Zeitpunkt der Fertigstellung des letzten Epics:

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Portfolio 101: Themes

Themes kann man sich als unternehmensweite Schwerpunkte vorstellen, welche im Allgemeinen den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen. Sie beantworten die Frage „Womit wollen wir unsere Zeit in den nächsten 6-12 Monaten verbringen?“

Im Wesentlichen kategorisieren und ordnen Themes das Backlog in strategische Handlungsschwerpunkte, Wertströme oder Anlagekategorien und sind ideal für Interessengruppen, um zu sehen, womit das Unternehmen im Verhältnis zu dem, was geplant war, seine Zeit verbringt. Ein Beispiel für ein Theme könnte „Go Mobile sein und die Initiativen im Rahmen dieses Themes könnten „Go Mobile für das Produkt X, Go Mobile für das Produkt Y und Go Mobile für das Produkt Z“ sein. Einige der wichtigsten Fakten über Themes:

  • Themes sind ein Konzept für die Kennzeichnung von Backlogs (sie sind nicht zeitorientiert)
  • Themes sind auf die relative Zuweisung von Ressourcen konzentriert (d.h. wie viel wird für Theme „X“ in Relation zu Theme „Y“ ausgegeben)
  • Eine Story kann genau einem Theme zugeordnet werden (wenn die Story als Teil eines Epics mehreren Themes zugeordnet ist, werden dieses Epics und alle übergeordneten Initiativen den gleichen Themes zugeordnet)

So stellen Themes einen Kategorisierungs- oder Label-Mechanismus (ähnlich den JIRA-Labels) dar und Initiativen enthalten die entsprechenden Ressourcen, um diese Themes umzusetzen.

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So sehen Themes in einem JIRA Portfolio aus:

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  1. Target (Ziel) – Ihre selbst definierten Zielwerte, welche Sie in die Reports-Seite eingeben. Targets sind eine Referenz, die Sie verwenden können, um geschätzte und tatsächliche Werte zu vergleichen.
  2. Estimate (Schätzung) – Die Zuordnung der aktuellen Schätzungen zum Backlog durch ein Theme. Es umfasst die Gesamtschätzung für alle Backlog-Einträge, die einem bestimmten Theme zugeordnet sind und berechnet den Prozentsatz bezogen auf die gesamte Schätzung aller Backlog-Elemente.
  3. Actual – Die Zuordnung der tatsächlich geleisteten Arbeit (welche auf den zugrunde liegenden JIRA-Issues und den entsprechenden Metriken basiert – bei der Verwendung von Time-Tracking könnte dies auf der Menge der investierten Zeit basieren. Wenn Sie mit Story Points arbeiten, würde es die Anzahl der abgeschlossen Themes sein, gewichtet durch deren geschätzte Punkte).

Individuelle Namensgebung

Falls das Wort „Theme“ in einem Unternehmen nicht oder ungern verwendet wird, kann man das Benennungssystem ganz einfach ändern. Dazu muss unter https:///secure PortfolioNomenclature.jspa der neue Name eingegeben werden. Das funktioniert auch für Stories, Epics, Initiativen und Streams.