Die meisten Unternehmen implementieren agile Entwicklung in ihre Kultur, weil sich ihre Teams nach Freiheit und Flexibilität sehnen und nach ihren eigenen Vorstellungen arbeiten möchten. Je mehr das Unternehmen wächst, umso schwieriger wird es, den Überblick über alle laufenden Initiativen zu behalten. Den Status und Fortschritt, wer arbeitet an was und welche Teams und Projekte sind voneinander abhängig, im Blick zu behalten ist nicht einfach. Daraus ergibt sich folgendes Dilemma: Projektleiter benötigen Sichtbarkeit, um Entscheidungen zu treffen – ohne dabei die Autonomie der Teams zu begrenzen.

Agile Portfolio-Management-Tools wie Portfolio für JIRA helfen Ihnen dabei, ein besseres Verständnis darüber zu erlangen, was in Ihren Teams und Projekten vor sich geht.

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Wenn Sie sich regelmäßig eine der folgenden fünf Fragen stellen, dann sollten Sie es selbst einmal ausprobieren.

1. Frage: Woran arbeiten die Teams wirklich, und wie tragen sie zu den Zielen des Unternehmens bei?

Wenn Sie mehrere Teams haben, die an mehreren Projekten arbeiten, dann lässt sich nur schwer erkennen, woran die einzelnen Teammitglieder arbeiten. Und wenn Sie nicht wissen, woran die Leute arbeiten, lässt sich unmöglich feststellen, ob Sie in Ihrem Portfolio die richtige Reihe von Investitionen priorisieren. Stellen Sie sich vor, wie komplex die Sache erst wird, wenn Sie zunächst 10 Teams und dann 50 Teams und schlussendlich mehr als 100 Teams haben.

Ein agiles Portfolio-Management-Tool gibt Ihnen einen geballten Überblick über alle Ihre Teams und bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, Geschäftsziele zu setzen und deren Fortschritt nachzuverfolgen. So lässt sich sicherzustellen, dass Sie Ihre Strategie erfüllen. Außerdem verleiht das Tool auch den Team-Mitgliedern diese Transparenz, damit jeder die gleichen Ziele verfolgt und dieselben Prioritäten hat.

2. Frage: Wie können wir Abhängigkeiten zwischen Teams und Projekten nachverfolgen?

Wenn Sie nur ein einziges oder nur eine Handvoll Teams haben, dann ist die Verfolgung von Abhängigkeiten relativ einfach, aber wenn die Anzahl der Teams und Projekte wächst, dann steigt auch die Anzahl der Abhängigkeiten. Mit der Zeit ergeben sich Abhängigkeiten, bei denen bestimmte Teams auf andere Teams angewiesen sind, Abhängigkeiten, die mehrere Teams und Projekte betreffen, und nicht zu vergessen, die ständigen Veränderungen, die auftreten, wenn sich Dinge verschieben und verändern, während das Projekt Fortschritte macht. Es ist äußerst wichtig, dass Sie jederzeit einen Gesamtüberblick über alle Abhängigkeiten aufrufen können, und dass sich diese Abhängigkeiten in Echtzeit aktualisieren, wenn sich die Dinge ändern.

Durch ein agiles Portfoliomanagementtool erhalten Sie einen genauen Einblick in Ihre Teams und Projekte, wodurch Sie Abhängigkeiten auf Ebene von Storys, Epics und Initiativen planen, verwalten und nachverfolgen können. So kommt es in späten Stadien des Entwicklungszyklus nicht plötzlich zu bösen Überraschungen, die eigentlich vermeidbar gewesen wären.

3. Frage: Wann können wir liefern? Sind wir in der Lage, unsere Releasetermine einzuhalten?

„Wann können wir liefern?“ ist wahrscheinlich die häufigste Frage, die Stakeholder stellen werden und ist zudem eine Frage, die sich kaum mit Sicherheit beantworten lässt. Ohne diesen Grad an Sichtbarkeit lässt sich unmöglich feststellen, ob die Teams tatsächlich ihren Verpflichtungen nachkommen können oder nicht. Wenn Sie eine Prognose haben, kann sich die Situation trotzdem noch ändern, und Sie müssen sicherstellen, dass sich Ihre Prognose ebenfalls ändert.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht wirklich wissen, wann genau Sie ein Release abliefern können, oder Sie an den prognostizierten Releaseterminen zweifeln, weil Sie den Daten nicht vertrauen, dann kann Ihnen ein agiles Portfoliomanagementtool helfen. Das Tool erstellt für Sie dynamisch Prognosen zu realistischen Releaseterminen, damit Sie einerseits wissen, wann Sie liefern können und Sie andererseits Ihren Zeitplan in Echtzeit optimieren können, um frühzeitig mögliche Engpässe erkennen und auf diese reagieren können, bevor sie zu einem Problem werden.

4. Frage: Wer befindet sich auf dem kritischen Pfad für das Release, und wo sind die Engpässe?

Sie müssen wissen, wo sich das schwächste Glied in Ihrem Zeitplan befindet. Ist es die Gesamtkapazität oder sind es spezielle Skillsets, die für Ihre Projekte erforderlich sind? Fällt durch Abhängigkeiten zwischen den Arbeitseinheiten am Ende alles zusammen, wenn es zu einem Problem kommt? Sie müssen außerdem verstehen, welche Auswirkungen es auf Ihr Projekt hat, wenn Teammitglieder in den Urlaub fahren oder sich krankschreiben lassen. Management-Teams müssen über Projekte und deren benötigte Ressourcen informiert sein, um ihre Ziele erfüllen zu können, und wollen zudem in der Lage sein, Ressourcen zu verlagern, um neue Initiativen zu finanzieren, und möchten gleichzeitig sehen, welche Auswirkungen dies auf den Portfolioplan hat.

Ein agiles Portfolio-Management-Tool sorgt dafür, dass Sie genauer planen können. Idealerweise lässt es Sie die Skillsets und Verfügbarkeiten Ihrer Teams verwalten, wodurch Sie Engpässe vermeiden. Damit lässt sich sicherstellen, dass die richtigen Leute zur Verfügung stehen, wenn diese benötigt werden.

5. Frage: Warum verbringen wir mehrere Stunden damit, Status- und Fortschrittsberichte zu erstellen?

Sind Programmmanager stundenlang damit beschäftigt, sich durch Tabellen und Gantt-Diagramme zu wühlen, um Status- und Fortschrittsberichte zu erstellen? Dann ist dies ein Zeichen dafür, dass sich etwas ändern muss. Einen (unterbrochenen) Zeitplan auf dem neusten Stand zu halten, diesen womöglich an die tatsächliche Situation in den Teams anzupassen und den Leuten hinterherzulaufen, um diese nach den neusten Updates zu fragen, ist praktisch ein Vollzeitjob – vor allem, wenn Sie mit einer Vielzahl von Tools arbeiten – und ist besonders bei wachsenden Unternehmen ein häufiges Problem.

Ein direkt mit der Arbeit Ihrer Teams verknüpftes und sich bei Änderungen und Fortschritten in Echtzeit aktualisierendes agiles Portfolio-Management-Tool wird Ihnen viel Zeit und Arbeit ersparen, die Sie sonst mit dem Erstellen von Fortschrittsberichten verbracht hätten.

Erhalten Sie mehr Transparenz für Ihre Teams und Projekte

Wenn Sie Antworten auf die obigen Fragen benötigen, ist es Zeit, nach einem agilen Portfolio-Management-Tool zu suchen, welches Ihnen dabei helfen kann, die Autonomie Ihrer Teams mit der Sichtbarkeit für Ihre Stakeholder ins Gleichgewicht zu bringen. Es wird Sie nicht überraschen, dass wir Portfolio für JIRA verwenden, mit dessen Hilfe wir vertrauenswürdige Prognosen und Pläne erstellen, und fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten treffen können, wenn sich die Situation ändert. Auf diese Weise stellen wir außerdem sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Ziele vor Augen haben.