Erfolgreich neue Produkte einführen, ist ein komplexer Prozess – mehrere Teams sind beteiligt und jeder hat viele verschiedene Aufgaben zu erfüllen. Eine solche Leistung erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Teams. So braucht es Software-Teams, um das Produkt zu entwickeln, und Marketing-Teams, die das Bewusstsein und die Nachfrage generieren.

Software- und Marketing-Teams arbeiten jedoch in einer Vielzahl von sich teilweise drastisch unterscheidenden Workflows. Während Software-Teams überwiegend in agilen Umgebungen mit Sprints und Aufgaben arbeiten, welche auf Basis von Erfahrungswerten (Velocity) geschätzt werden, agieren Marketing-Teams eher spontan. Manchmal arbeiten diese Teams auch auf der ganzen Welt verteilt, sprechen unterschiedliche Sprachen und benutzen spezifische Fachtermini.

Wie hält man also zwei so unterschiedliche Arbeitsweisen an weit entfernten Orten Up-To-Date? Wie lassen sich Zusammenarbeit und Kommunikation trotz eigener Kultur und Sprache im Einklang halten?

Die Grenzen zwischen Teams aufbrechen

Mit JIRA Core und JIRA Software lassen sich die Lücken zwischen Software und Marketing überbrücken. Das heißt, beide Teams arbeiten zusammen in der gleichen JIRA-Instanz. So ist sich das Marketing-Team bewusst, auf welchem Stand das Software-Team ist und umgekehrt.

Globale Admins als Retter

Administratoren kommt eine besondere Rolle zu, wenn es darum geht, global agierende Teams zu vernetzen. Globale Admins sorgen dafür, dass Teams zusammenarbeiten und alle Beteiligten ihre Kernkompetenzen ausspielen können.

Lassen Sie uns an einem Beispielszenario zeigen, wie ein globaler Administrator mithilfe von Collaboration-Software das Marketing- und Software-Team synchron halten kann:

  • Warren, globaler Admin – verantwortlich für JIRA Core
  • Daniel, Produktmanager und JIRA Software-Benutzer
  • June, Marketing Manager

Im nächsten Monat steht ein Produkt-Launch an. Aus diesem Grund arbeitet June intensiv am Marketing-Material. Daniel arbeitet hart, damit es alle Funktionen ins Produkt schaffen und das Produkt ausgeliefert werden kann. In der Welt agiler Software können sich Produktumfang und der Status ändern, also muss June stets mit aktuellen Informationen über das Produkt versorgt sein.

Früher hat June unzählige E-Mails an Daniel senden oder langwierig Sitzungen oder Status-Updates aufsetzen müssen. Was passiert außerdem, wenn die Anfrage nicht ankommt, eine E-Mail vergessen oder das Treffen abgesagt wird und Daniel June nicht über etwaige Verspätungen im Bilde halten kann?

Warren ist der globale JIRA-Admin. Daniel und June bitten ihn um Hilfe. Warren erkennt, dass diese beiden Teams ein Produkt fertigbekommen müssen, jedoch weder koordiniert noch effektiv kommunizieren. Er weiß, dass durch die Einrichtung von JIRA Core das Marketing-Team im Einklang mit der Software-Abteilung sein wird, da er den Marketing-Workflow und die JIRA-Vorgänge an die aus dem JIRA Software-Projekt anpassen kann. Damit können beide Teams ihre Arbeit auf ähnliche Weise verrichten.

Tipps für die Umsetzung

Wie kann man den beiden Teams konkret helfen? Angenommen, Daniel hat die Aufgabe ein neues Feature zu erstellen. Und die Aufgabe von June ist es, eine entsprechende Pressemeldung über dieses Feature und dessen Vorteile zu veröffentlichen. Damit June ihre Arbeit sinnvoll verrichten kann, muss sie wissen, ob das Feature überhaupt im nächsten Release enthalten sein wird. Mit JIRA Core kann June mit Daniels Fortschritt verbunden und über den Zustand seines Projektes informiert bleiben.

1. Konfigurieren Sie die JIRA-Core / Software-Dashboards

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Das Erste, was Benutzer nach einem Login in JIRA Software oder JIRA Core sehen, ist ein Dashboard voller Statistiken und Graphen zum Status ihrer aktuellen Projekte. Sowohl Software als auch Marketing können mithilfe ihrer Dashboards einen Blick auf den Fortschritt des jeweils anderen werfen.

Der Artikel Das JIRA Core Dashboard: Ihr Projektstatus auf einen Blick beschreibt, wie globale Administratoren diese so einrichten, dass beide Teams Zugriff auf den gemeinsamen Projektstatus haben.

2. Marketing-Aufgaben mit Software-Vorgängen verbinden

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Marketing- und Software-Teams arbeiten zwar in unterschiedlichen JIRA-Projekten, aber die tägliche Arbeit und Aufgaben sind über JIRA-Vorgänge definiert. Vielleicht kapselt das Marketing-Team die Arbeit in Aufgaben und Unteraufgaben, während die Software-Abteilung von Epics und Stories spricht.

Es ist nicht möglich, zwei JIRA-Projekte miteinander zu verbinden. Es lassen sich aber zwei Vorgänge aus unterschiedlichen Projekten miteinander verknüpfen. In unserem Beispiel ist die Aufgabe von June, eine Pressemeldung zu verfassen, mit Daniels Aufgabe, ein neues Feature zu erstellen, verbunden. June kann beide Aufgaben miteinander verknüpfen, damit sie stets darüber im Bilde ist, wie der Fortschritt an der neuen Funktion ist. Damit kann sie auf Änderungen reagieren und ihre Zeitplanung entsprechend anpassen.

Mithilfe des Link-Knopfs im More-Menü eines Vorgangs kann June aus mehreren Optionen wählen, um die Vorgänge miteinander zu verbinden. Dort kann sie festlegen, wie die Vorgänge miteinander in Relation stehen. In diesem Fall handelt es sich bei Daniels Feature um einen Blocker für die Pressemeldung von June – ohne dieses Feature im nächsten Release ist eine entsprechende Marketing-Aktion nutzlos.

Arbeitet June an ihrer Aufgabe zur Pressemeldung, sieht sie stets den Status der Software-Aufgabe:

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Es lassen sich auch Links in den entsprechenden Fachtermini einer Abteilung anlegen. So können Administratoren auch Link-Optionen wie abhängig von oder Kopie von anlegen, um die Beziehung zwischen Aufgaben besser zu beschreiben.

3. Fügen Sie einen Link in der Seitenleiste des Projektes hinzu

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Als globaler Administrator können Sie Links (URLs) in die Seitenleiste hinzufügen. So kann jeder im Team mit Zugriff auf das Projekt die Verknüpfung sehen.

Sie können einen Link zu dem Software-Projekt im Marketing-Projekt und umgekehrt in der jeweiligen Seitenleiste hinzufügen. Nun können beide Teams schnell die Projekte (und Dashboards) des jeweils anderen besuchen.

4. Nutzer zu Beobachtern erziehen

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Als Administrator ist es normal, über die Funktionen JIRA Core und JIRA Software im Bilde zu sein. Benutzer sind wahrscheinlich nicht ganz so versiert. Das praktische Beobachter-Feature ist so ein Fall. Arbeitet das Software Team an einer Aufgabe, die für das Marketing-Team von Bedeutung ist, so ist sinnvoll, dass sich eine Person der Marketingabteilung als Beobachter für diese Aufgabe einträgt. Anders formuliert: Wartet June auf das Feature aus dem Software-Team, kann sie sich als Beobachter eintragen und wird bei jeder Änderung am Vorgang informiert.

Ebenso kann Daniel sich als Beobachter für die Marketing-Aufgabe eintragen, falls er sich dafür interessiert, einen Blick auf den Entwurf der Pressemeldung zu werfen, um sicherzustellen, dass diese auch korrekt ist.

Beobachtet man Vorgänge, muss man nicht mehr alle paar Stunden die andere Partei wegen Status-Updates nerven.

Alle Teams im Einklang

Mit JIRA Core und JIRA Software im Einklang können Sie Marketing und Software-Teams dabei helfen, synchron und effektiv miteinander zu arbeiten und zum Beispiel eine erfolgreiche Produkteinführung gewährleisten. Marketing-Teams wissen, ob das Produkt rechtzeitig oder zu spät ist und Software-Teams können sich auf ihre Arbeit konzentrieren und trotzdem zur gleichen Zeit alle im Bilde halten. Und denken Sie daran: Auch für alle anderen Team-Arten können Sie diese Methode verwenden.

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Dann sind wir als Atlassian Platinum Partner für Sie da. Tragen Sie jetzt alle noch offen gebliebenen Fragen und Wünsche zum Thema der neuen JIRA-Produktfamilie an uns heran. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen herauszufinden, wie Sie die Werkzeuge von Atlassian optimal nutzen können.

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