Für viele Unternehmen stellt Confluence das Herz und die Seele dar – ein offener und gemeinsamer Arbeitsplatz, an dem Teams gemeinsam an Projekten arbeiten können, sich über wichtige Firmenthemen oder Ankündigungen in einem Blog unterhalten können, Antworten auf Personalfragen erhalten und ein Ort, an dem sich sogar Finanz-Reports automatisieren lassen. Durch Confluence kann man schnell den Kontakt zu Personen herstellen und diese mit den benötigten Informationen versorgen. Damit ist alles Wichtige in Reichweite. Durch Confluence Spaces und Pages, können Sie Ihre Arbeitsprozesse organisieren und Informationen zusammenführen. Das spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, mehr Arbeit in weniger Zeit zu erledigen.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen die Mittel an die Hand geben, Confluence Spaces noch besser zu handhaben. Ebenso möchten wir Ihnen Beispiele aus der Praxis geben, wie Sie Ihr Team und Projekt-Spaces organisieren können, um mehr aus Confluence herauszuholen.

Wie sich Team-Spaces erstellen lassen

Eine gemeinsame Anlaufstelle für das Erstellen, Teilen und Besprechen gemeinsamer Projekte ist unabdingbar, um jeden Mitarbeiter auf dem neusten Kenntnisstand zu halten. Wenn Sie zum ersten Mal einen Space erstellen, soll dieser so effizient wie möglich sein – sowohl für Mitarbeiter innerhalb, als auch außerhalb Ihres Teams. Im Folgenden wird erklärt, wie man die Balance zwischen beiden herstellt.

1. Unterstreichen Sie die wichtigsten Informationen

Die Space-Homepage ist das Erste, welches Besucher einer Seite sehen sollten, wenn Sie einen Space besuchen. Dies gilt sowohl für das Team, als auch für Personen, die regelmäßig mit dem Team zusammenarbeiten. Die wichtigsten Informationen sollten sofort erkenntlich sein: aus welchen Personen das Team besteht und was das Ziel für das aktuelle Quartal ist. Um die Seite in Schuss zu halten, können Shortcuts zur Verfügung gestellt werden, die dies erklären. Unterhalb dieser Shortcuts, sind diverse Makros (wie Recently Updated Pages) zu finden. Diese zeigen, woran das Team aktuell gerade arbeitet.

Letztendlich ist die Space-Homepage das Dashboard für das Team. Jeder im Team kann sehen, woran die anderen Teammitglieder gerade arbeiten und sich einen Überblick darüber verschaffen, welche wichtigen Abgaben anstehen.

2. Verwenden Sie die Space-Shortcuts und die Baumdarstellung, um Informationen zugänglich zu machen

Wenn Sie agil arbeiten, arbeitet Ihr Team nicht im Silo. Deshalb ist es wichtig, den Zugriff auf aktuelle oder bereits abgeschlossene Projekte so einfach wie möglich zu gestalten. Des Öfteren wünscht ein Produktmanager oder ein Mitarbeiter aus dem Management ein Status-Update.

Mit einem Hinweis auf den Orga-Space wird diese Aufgabe zum Kinderspiel. Da am Beispiel von Atlassian sehr viel Wert auf Transparenz gelegt wird, ist es durch Confluence möglich, einen Einblick in die Welt dieses Unternehmens zu bekommen. Als Navigationstool sind die Space-Shortcuts (siehe Bild) unverzichtbar, sowohl für das Team von Atlassian als auch für die ganze Firma. Die Strukturierung von Confluence macht es einfach, den Teamplan, Quartalsziele, Mitschriebe aus Meetings sowie wichtige Entscheidungen und Dokumente zu finden.

Sollte ein Projekt nicht in Confluence zu finden sein, so lässt es sich jedoch mit einem Link mittels Jira Software öffnen. Die Homepage bietet einen Überblick über die Themen, die über Links abrufbar sind.

Sie sollten bestrebt sein, Spaces immer weiter zu entwickeln. Das Ziel ist es, einen Space so effizient wie möglich für das Unternehmen zu gestalten.

Tipps vom Experten
Falls Sie Administratoren-Rechte für Ihren Space besitzen, reicht ein Klick auf Space Tools, Sidebar konfigurieren und Link hinzufügen, um einen Space-Shortcut zu erstellen.

 

Lassen Sie uns einen weiteren Blick auf die Team-Spaces am Beispiel von Atlassian werfen: Der Space des Design Teams weist eine praktische und minimalistische Struktur auf. Die Space Homepage zeigt Bilder des Teams sowie deren Ziele, mit Links zu den wichtigsten Projekten wie z. B. Quartalsziele oder Blogs, über welche sich die Mitarbeiter austauschen.

Das Team, das für die Produktentwicklung zuständig ist, legt in ihrem Space Wert auf Übersichtlichkeit und Stichhaltigkeit. Für diejenigen, die mit ihrem Team noch nicht vertraut sind, gibt es eine Übersicht über die Teammitglieder. Viele Teams finden es hilfreich, ihre Homepage mit einem Link zu Ihrem Jira Service Desk zu versehen. Jira Service Desk ist eine Service Desk Software, die es den IT Service Teams ermöglicht, Anfragen zu überblicken, zu managen und zu bearbeiten.

Wie Sie einen Projekt-Space erstellen

Während die meisten Spaces für Teams erstellt werden, sollten Spaces auch für bestimmte, sehr komplexe Projekte erstellt werden. Diese Art von Projekt wird immer viel Dokumentation benötigen. Beispiele für größere Projekte wären: Umgestaltung von Webseiten, Umgang mit der Konkurrenz und Produktneuerungen. Weiter unten sind Empfehlungen aufgelistet, um Ihnen die Handhabung dieser Projekte zu erleichtern.

Das Projekt-Dashboard

Da es vielfältige Möglichkeiten gibt, einen Space für ein Projekt zu erstellen, ist es schwierig, dafür ein Regelwerk zu erstellen. Die Homepage eines Spaces sollte das Dashboard für das dazugehörige Projekt darstellen. Produktübergreifende oder funktionsübergreifende Projekte oder solche, die mit vielen verschiedenen Confluence Seiten sehr langwierig sind, profitieren von eigenen Spaces. Die Empfehlung ist das folgende Vorgehen:

1. Setzen Sie Ziele, bestimmen Sie Interessengruppen, behalten Sie den Fortschritt im Auge

Versetzen Sie sich in die Position eines Mitarbeiters Ihrer Firma, der nicht mit diesem Projekt vertraut ist und benutzen Sie die Space-Homepage, um ihn mit dem nötigen Wissen zu versorgen. Wichtig sind: Das Zukunftsbild des Projektes, relevante Interessengruppen, das Ziel des Projektes und welches System zur Messung des Fortschrittes verwendet wird.

Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Seiten des Projektes verfügbar sind. Das macht es für Besucher der Space Seite leichter, die benötigten Informationen zu finden.

2. Erstellen Sie einen Zeitplan

Damit Besucher des Team-Spaces sich einen Überblick über die aktuellen Vorgänge verschaffen können, ist ein Team-Kalender sinnvoll. Dieser zeigt, wann wichtige Abgabetermine anstehen oder welche Meilensteine erreicht wurden. Sie können Abgabefristen auch mittels Jira Software verfolgen. Somit kann sich jeder einen Überblick über das Fortschreiten des Projektes verschaffen.

Sie können den Kalender im Space oder einen Link, der zum Kalender führt, einfügen:

Confluence Spaces machen effizienteres Arbeiten möglich

Confluence Spaces dienen dazu, jeden auf dem gleichen Stand zu halten, und sollen als Anlaufstelle für wichtige Informationen dienen. Mit Confluence Spaces können Sie Informationen zentralisieren, Arbeitsprozesse transparenter gestalten und die Ideen des Teams in die Tat umsetzen.

Wir hoffen, Sie durch diesen Beitrag zum Nachdenken und Erstellen besserer Team- und Projekt-Spaces in Confluence angeregt zu haben.

Zuerst erschienen im Atlassian-Blog

Weitere Fragen?

Dann sind wir als Atlassian Platinum Partner für Sie da. Tragen Sie jetzt alle noch offen gebliebenen Fragen und Wünsche zum Thema Confluence an uns heran. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen herauszufinden, wie Sie die Werkzeuge von Atlassian optimal nutzen können.

  • Hier finden Sie ausführlichere Informationen zu unseren Atlassian-Leistungen.
  • Sie haben Interesse an einer Demo von Confluence -Produkten, wollen mehr über das Thema erfahren oder ein individuelles Angebot für das Plugin erhalten? Wenden Sie sich dafür über das Kontaktformular an uns.