Atlassian hat Jira Software Server und Data Center in Version 7.10 veröffentlicht. Das Highlight der vorliegenden Version ist das neue Feature zur Archivierung von Projekten.

Mittels Jira Software ist es kinderleicht, neue Projekte und Tickets zu erstellen. Nicht mehr benötige Daten zu entfernen, ist allerdings nicht immer ganz so einfach. Ein Zuviel an nicht mehr verwendeten Daten kann Probleme verursachen, genauso wie ein Kleiderschrank, der zu voll ist. Je mehr Unrat sich ansammelt, desto schwieriger wird es, die Dinge zu finden, die Sie suchen. Genauso wie die übervolle Schublade, die sich nicht mehr richtig öffnen lässt, verhält es sich auch mit einer Jira-Instanz: Sie wird langsamer und das kann Arbeitsprozesse behindern.

Projekte in Jira Data Center einfacher archivieren

Bisher war das Aufräumen von Jira ein komplexer Prozess, da einst erteilte Berechtigungen angepasst werden müssen, Sicherheitskopien von Jira erstellt werden müssen und weitere kreative Lösungen von erfahrenen Jira Administratoren erforderlich waren. Wer Jira einsetzt, benötigt aber eine Lösung für das Archivieren von Projekten – vor allem wegen der Leistung einer Jira Instanz. Dies ergab eine Umfrage unter 800 Jira-Administratoren. Durch eine neue Funktion mit Jira Software Data Center 7.10 ist es möglich, Platz zu schaffen und Ressourcen für Daten zu schaffen, die noch relevant sind.

Die Leistung steht im Vordergrund

Überflüssig gewordene Projekte aussortieren und die Leistung von Jira verbessern – hierfür hat Atlassian nun das richtige Werkzeug entworfen und vorab Tests durchgeführt.

In einem Testlauf für die Leistungsfähigkeit einer Jira Software-Instanz konnte Atlassian feststellen, dass sich das Laden der Jira Boards um mehr als 10,95% verschnellert, wenn 50% der Projekte und Vorgänge archiviert worden sind. Die JQL Suche verschnellert sich um 24,66%.

Die Verbesserung der Leistung ist linear zu der Menge an Daten, die archiviert wurden. Je mehr archiviert wird, desto größer ist die Verbesserung der Leistung. Dabei muss man jedoch beachten, dass es bei selbst gehosteten Versionen von Jira stets viele Faktoren geben kann, welche sich auf die Messergebnisse auswirken können. Demnach sind diese Zahlen ein Richtwert und keine Garantie von Atlassian.

Da Jira-Kunden ein wenig mehr von der neuen Archivierungsfunktion erwarten, gibt es hier eine Übersichert über die wichtigsten Features.

Mit einem Klick Jira-Projekte archivieren – und sie wiederherstellen

Atlassian hat Umfragen bei Endnutzern durchgeführt und herausgefunden, dass viele der Projekte einer Jira-Instanz archiviert werden können. Dieser Prozess ist sehr einfach. Man gehe hierzu zu den Admin-Einstellungen und wähle unter dem …-Menü den Punkt Projekte aus. Dies lässt sich für jedes Projekt in dem …-Menü unter „Archivieren“ durchführen.

Nach dem Archivieren erscheint das Projekt in der Liste “archivierte Projekte” auf der linken Seite.
Vorgänge von archivierten Projekten werden vom Jira Index entfernt, sind allerdings noch in der Datenbank vorhanden. Das bedeutet, dass Sie immer noch auf diese Projekte zugreifen können, allerdings lassen diese sich nicht mehr bearbeiten.

Archivierte Projekte werden nicht mehr in Aufgliederungen angezeigt. Vorgänge zu archivierten Projekten stehen in JQL nicht mehr zur Verfügung, erscheinen nicht mehr auf Boards, Backlogs, Dashboards und werden nicht mehr in den Suchergebnissen angezeigt.

Eine geringere Anzahl aktiver Projekte beschleunigt Prozesse, wie z. B. die Berechnung von Genehmigungen. Was aber, wenn einmal archivierte Projekte wieder benötigt werden? Einmal archivierte Projekte lassen sich unter den Projekteinstellungen des archivierten Projektes einfach wiederherstellen.

Tipp vom Experten
Als Jira Administrator ist es wichtig, mit dem Endnutzer zu besprechen, welche Daten noch relevant sind und welche archiviert werden können. Selbst wenn ein Projekt unbenutzt erscheint und in letzter Zeit keine Vorgänge erstellt wurden, kann es sein, dass diese Vorgänge bei einer JQL Suche auftauchen, die sich ein anderer Nutzer als Filter gesetzt hat.

 

Eine nativ verfügbare Lösung fürs Archivieren

Einfallsreiche Jira Administratoren haben bisher Strategien entwickelt, wie sich Projekte gut archivieren lassen. Leider haben diese Strategien ein paar Schwachstellen. Ein Projekt mit einem „Read Only“ Status zu versehen, mag zwar der Übersichtlichkeit dienen, hat aber keinen positiven Einfluss auf die Leistung. Projekte auf eine Back-Up-Instanz zu verschieben oder sie komplett zu löschen ist insofern nicht ideal, da es im Nachhinein schwerer sein kann, diese zu finden und wiederherzustellen.

Mit der neuen Archivierungsfunktion ist es nun möglich, sicher und schnell Projekte von Jira zu entfernen, ohne dass die Daten komplett verloren gehen.

Ein neues Design für Jira

Atlassian führt nun auch schrittweise die neue Designsprache in die Server- und Data Center-Produkte von Jira ein. Mit dieser Version werden die am häufigsten genutzten Seiten mit neuen Farben, Typographie und Icons versorgt.

Die Navigation bleibt beim Alten – im Gegensatz zu den Cloud-Produkten, denn dort wurde auch die Navigation geändert. Damit sind alle Features genau wie früher zugänglich. Atlassian wird das Aussehen von Jira in den folgenden Versionen weiter überarbeiten.

Kleine Verbesserungen

Wie immer hat Atlassian auch einige kleine Verbesserungen einfließen lassen, um den Arbeitsalltag zu erleichtern:

Neue Ereignisse im Audit Log

Sobald sich das Ende eines Geschäftsjahres nähert, spielen Audits eine große Rolle. Ab sofort können Sie bei neuen Vorgängen einsehen, wer diese erstellt hat und wer die Grundeinstellung aktiviert oder deaktiviert hat – „Allow unassigned issues“.

Keine doppelten Labels mehr

Atlassian hat das Auto-Complete-Feature für Labels geändert, sodass nun alle Ergebnisse unabhängig der Groß- und Kleinschreibung angezeigt warden. So werden nun stets bei der Suche nach „label“ alle vorhandenen Derivate aufgezeigt, d.h. „Label“, „LABEL“ usw., damit keine Dubletten entstehen.

Quelle: Atlassian Confluence – Jira Software Release Notes

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