Da die Arbeit in der Onlinewelt einen immer größer werdenden Umfang hat, sind Systeme zur Verwaltung dieser Inhalte unabdingbar.

Produktanforderungen, Marketing-Pläne und Geschäftsformulare überfüllen jeden Ordner und vor allem die Eingangsordner des E-Mail-Clients. Es kommt nicht selten vor, dass Dateien im Dschungel der Ordnervielfalt eines Unternehmens verloren gehen. Ein Enterprise Content Management-System um Inhalte effizient zu verwalten, kann Stunden an Arbeit sparen, die Angestellte für das Auffinden von Dateien aufbringen müssten. Gartner zufolge besitzen 75% aller Firmen sechs oder mehr unterschiedliche Content Repositories, um Dinge wie Rechnungen oder interne Unterhaltungen zu verwalten. Dies kann verheerende Auswirkungen auf die Ordnungsstruktur haben, denn schon ein unorganisiertes Repository würde genügen, um Chaos zu verursachen.

Wissen von Anfang an richtig verwalten

Ein System zur Verwaltung von Inhalten ist extrem wichtig, um diese von Anfang an zugänglich auf dem neusten Stand zu halten. Wie auch immer der Name Ihres Systems lautet, es sollte das Sammeln und Speichern jeden Datentyps und von überall ermöglichen. Da Atlassian nicht beim Verwalten von Inhalten Schluss machen wollte, gibt es noch mehr sinnvolle Ergänzungen in den Apps für die Cloud und Server Plattformen.

  • Für Confluence gibt es auf dem Atlassian Marketplace alleine schon mehr als hundert Apps, von denen einige dabei helfen, Dokumente zu verwalten.
  • Als Administrator ist es kein Problem, Apps vom Marketplace hinzuzufügen. Gehen Sie zu Site Administration> Find new add-ons und Sie sehen eine Vielfalt an Apps, die speziell für Ihre Cloud, Ihren Server oder Ihre Data Center Plattform verfügbar sind.

Gesicherter Zugang auf unterschiedlichen Plattformen

Das Problem: Teams verwenden eine Menge unterschiedlicher Werkzeuge, um Inhalte zu bearbeiten. Angefangen von Confluence bis hin zu Sharepoint oder Google Docs. Das ist weit entfernt von einer idealen Lösung.

Die Lösung: Confluence-Apps zur Integration helfen dabei, ein potentielles Dokumentationschaos abzuwenden. Je nach den persönlichen Bedürfnissen können Sie aus vielen verschiedenen Apps auswählen, um externe Dokumente und Ordner in Confluence anzuzeigen. So ist alles an einem Ort und verschiedene Teams können ohne Probleme darauf zugreifen. Hier sind die beliebtesten Integrationen:

  • Google Drive-Integration: eingefügte Google Drive Dokumente und Links für jede Confluence Seite.
  • Die Box-Integration ermöglicht es, sich Links zu Confluence Seiten in Box Files anzeigen zu lassen; Box Files und Ordner können auch in Confluence Seiten eingebettet werden.
  • OneDrive und Office 365-Integration hilft OneDrive Ordner und Dokumente in Confluence zu organisieren und einzufügen.
  • Evernote-Integration: Erstellen Sie Evernote Notizen auf einer Confluence Seite, oder fügen Sie Evernote Notizen Ihrer Confluence Seite hinzu
  • SharePoint Connector: Verbinden Sie Ihre Sharepoints und Confluence Instanzen mit verknüpfter Suche und bi-direktionalem Einfügen von Inhalten

Freigabeprozesse standardisieren und übersichtlicher machen

Das Problem: Viele Firmen kämpfen mit dem komplexen Planungskalender ihres Unternehmens, auf den von verschiedenen Plattformen aus zugegriffen werden kann. Das macht es umso schwerer, Genehmigungsprozesse in der Planung übersichtlich zu halten, da die Dokumente über die verschiedenen Plattformen verteilt sind.

Die Lösung: Eine App, die es möglich macht, alle Genehmigungen an einem Ort zu verwalten. Mit Comala Workflows Lite für Cloud können Sie Personen, die genehmigen, Dokumente und bereits genehmigte Dokumente einsehen. Auch lässt sich damit der Status von Dokumenten überprüfen und verfolgen. Da Confluence als Basis für die Inhalte mehrerer Plattformen fungiert, ist es einfacher, den Überblick zu behalten.

Es gibt noch mehr Apps, die das Thema Genehmigungen einfacher machen: Approval Macro for Confluence und Page Approval.

Arbeitsprozesse verwalten und auf unterschiedliche Bedürfnisse zuschneiden

Das Problem: Eine reine Bewertungs- und Ansichtsfunktion ist für das Handhaben verschiedener Arbeitsprozesse nicht umfassend genug. Je nach Plattform und den Nutzerkreis, ist ein klarer Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess notwendig.

Die Lösung: Comala Workflows für Confluence ermöglicht es, den Status der Seite von der Erstellung bis zur Veröffentlichung zu verwalten. Zusätzlich zu kundenspezifischen Arbeitsabläufen und der Zuweisung von Genehmigungen, bietet Comala Workflows Zugang zu Berichten über Arbeitsprozesse. Mit einfachen Kontrollfunktionen lassen sich diese so simpel wie möglich gestalten.

Comala Workflows lässt Sie Berichte erstellen oder filtern. So sehen Sie immer, welcher Mitarbeiter an welchem Dokument gearbeitet hat.

Mit Confluence Wissen nach Ihren Wünschen verwalten

Mit Confluence lässt sich Wissen innovativ gestalten und organisieren. Atlassian Marketplace Apps ermöglichen es Ihnen, einen Schritt weiter zu gehen. Inhalte, Arbeits- und Genehmigungsprozesse lassen sich über mehrere Plattformen hinweg integrieren. Damit lassen sich unterschiedliche Inhalte intelligent von Confluence aus verwalten.

Im Original erschienen im Atlassian-Blog

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