Die Übersicht zu wahren ist wichtig, um handlungsfähig zu bleiben. In wachsenden Unternehmen ist es wichtig, im Auge zu behalten, was mit Anfragen und Projekten passiert, die nicht mehr relevant sind. Andernfalls riskieren Sie es, ein reibungsloses Arbeiten in Jira zu gefährden. Deshalb ist es von hoher Priorität, sich Gedanken über eine vernünftige Archivierungsstrategie von nicht mehr benötigten Projekten oder Tickets zu machen.

Im Rahmen diesen Artikels möchten wir Ihnen einige Best Practices aufzeigen, wie man eine konkrete Archivierungsstrategie für Jira aufzieht.

Warum Sie einen Plan für das Archivieren benötigen

Die drei größten Probleme, die entstehen, wenn Sie keine Strategie fürs Archivieren haben:

  1. Jira arbeitet nicht mehr schnell genug – Das geschieht vor allem, wenn eine Firma alle Projekte und Tickets, die im Laufe der Zeit angefallen sind, auf einer Instanz speichern.
  2. Die wirklich wichtigen Dinge gehen unter – Je länger Sie schon mit Jira arbeiten, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, auf Projekte und Tickets zu stoßen, die Sie gar nicht mehr benötigen. Dies macht es natürlich auch schwerer, die Dokumente und Projekte zu finden, die Sie wirklich benötigen.
  3. Der Verwaltungsaufwand wird immer mehr – Je länger die Liste an Projekten wird, desto schwerer ist festzustellen, welche Inhalte der Instanz noch relevant sind und welche nicht mehr. Gerade bei Jira-Großkunden, die einen Zuwachs an Projekten von jährlich 17% aufweisen, ist die Frage der Archivierung eine sehr wichtige.

Schritt 1: Holen Sie alle mit an Bord

Was Sie nicht tun sollten: Versuchen Sie nicht, dem Chaos alleine zu begegnen. Es könnte passieren, dass Sie versehentlich das Lieblingsteil eines anderen entsorgen, das immer noch in Gebrauch ist.
Was Sie stattdessen tun sollten: Stellen Sie sicher, dass Sie alle mit ins Boot holen. Hierbei handelt es sich nicht nur um den Jira Administrator oder Ihr Atlassian Team. Die Jira Projektleiter sind genauso wichtig, wie die Mitglieder aus der Rechtsabteilung oder des Sicherheitsteams. Sie haben möglicherweise Kenntnisse über Richtlinien, wie mit Firmendaten umzugehen ist, wenn diese nicht mehr benötigt werden.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Liste der Dinge, die auf Vordermann gebracht werden sollen.

Was Sie nicht tun sollten: Voreingestellte Fristen zur Archivierung (z. B. Projekte, zu denen in 6 Monaten kein Ticket erstellt wurde) könnten dazu führen, dass Projekte, die noch verwendet werden, dem Autor plötzlich nicht mehr zur Verfügung stehen.

Was Sie stattdessen tun sollten: In einem großen Unternehmen sollten Sie sich mit folgenden Aspekten befassen, bevor Sie Projekte archivieren:

  • Welche Eigenschaften hat das Projekt? Wer ist Ersteller, wer hat mitgewirkt, wann wurden zuletzt neue Daten eingepflegt?
  • Art des Projektes – Wurde das Projekt abgeschlossen?
  • Größe des Projektes? Wie viele Tickets und Anhänge hat das Projekt?
  • Welche Schemas wurden verwendet?
    Wenn ein Projekt besondere Eigenschaften aufweist, können diese mitarchiviert werden (z. B. ein Permission Scheme).

Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass das Projekt archiviert werden kann

Was Sie nicht tun sollten: Nachdem Sie eine Liste aller alten oder älteren Projekte erstellt haben, ist es verständlich, dass Sie sofort mit dem Archivieren beginnen möchten. Hier ist es wichtig, überlegt vorzugehen.
Was Sie stattdessen tun sollten: Erstellen Sie eine Liste mit möglichen „Was-Wäre-Wenn“ Szenarien:

  • Wann wurden diesem Projekt zuletzt neue Daten hinzugefügt?
  • Hat der Eigentümer dieses Projektes der Archivierung zugestimmt?
  • Ist möglicherweise eine Wiederherstellung dieses Projektes in der Zukunft nötig?
  • Könnten die Informationen dieses Projektes immer noch relevant für den Endnutzer sein?
  • Ist sichergestellt, dass geschlossene Tickets nicht mehr in der JQL Suche vorkommen sollen?

Schritt 4: Archivieren Sie alte Projekte

Wenn Sie die bisherigen Anweisungen befolgt haben, können Sie nun endlich mit dem Archivieren beginnen. Die Vorgehensweise hängt davon ab, ob Sie Jira Data Center oder Jira Software Server verwenden.

Schritt 5: Planen Sie den nächsten Frühjahrsputz

Je öfter Sie archivieren, desto leichter wird es mit der Zeit. Wählen Sie dabei zeitliche Abstände, die zu Ihrem Unternehmen passen. Des Weiteren kann es hilfreich sein, sich bei neuen Projekten von vorneherein zu überlegen, wann diese archiviert werden sollen.

Quelle: Atlassian Blog

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