Viele Unternehmen setzen sowohl Confluence als auch Sharepoint ein. Das kann historische Gründe haben („Sharepoint war eher da!“) oder die Anzahl der Dokumente ist so groß, dass die Confluence-Server damit nicht belastet werden sollen.

Damit geht meist die Entscheidung einher, Sharepoint zur Ablage von Dokumenten zu nutzen. Und nicht Confluence, dort haben Dokumente nichts zu suchen.

Allerdings lassen sich im Confluence Dateien viel zu einfach via Drag-And-Drop an Seiten anhängen. Damit dürften allen Regeln zum Trotz ziemlich schnell die ersten Dokumente im Confluence landen. Macht ja auch Sinn: In Confluence kann ich die Dateien direkt in dem Kontext (aka Seite) ablegen, in dem sie benötigt werden.

Wäre da nicht unsere „Dokumente ins Sharepoint“-Regel: Wie kann ich verhindern, dass Dokumente aus Nichtwissen oder Bequemlichkeit an Seiten gehängt, anstatt im Sharepoint abgelegt werden?

Mit der Attachment Filter App für Confluence. Diese verhindert, dass bestimmte Dateitypen ins Confluence hochgeladen werden können. Generell, gruppen-, benutzer- oder spaceabhängig.

Die Attachment Filter App kommt mit einer vorkonfigurierten Liste von Dateitypen, die prinzipiell zulässig sind. Was hier nicht auftaucht, kann niemand hochladen.

Als nächstes muss die „Globale Filterregel“ angepasst werden. Diese definiert die Confluence-weite, für alle Gruppen, Benutzer und Spaces gültige Standard-Konfiguration.

Screenshot der globalen Filterregel

Abbildung: Globale Filterregel

Wie in der Abbildung zu sehen, werden hier alle Dateitypen (weiß und blau) angezeigt, die für die Konfiguration zur Verfügung stehen. Blau sind diejenigen, die in der globalen Standard-Konfiguration zugelassen werden.

Somit sind hier alle Office-Dokumente, ungewöhnliche Bildformate (tif), Videos (flv) und Archive (7z, …) zwar theoretisch erlaubt, bis auf weiteres aber nicht zugelassen.

Bei Bedarf kann diese Grundregel für einzelne Gruppen, Benutzer oder Bereiche aufgeweicht werden. Aber nur im Rahmen der hier aufgelisteten Dateitypen. Was hier nicht steht (exe, psd, …) kann von niemandem angehängt werden. Die Menge der prinzipiell möglichen Dateitypen ist aber durch Administratoren erweiterbar.

Für die Benutzer bedeutet das: Es gibt gar keine andere Möglichkeit als die Dokumente im Sharepoint abzulegen und damit o.g. Regel zu befolgen.

Falls erwünscht, kann mit einer weiteren App die Anzeige der Dokumente im Confluence ermöglicht werden.

Die Attachment Filter App erhalten Sie wie gewohnt über den Atlassian Marketplace. Auch als 30-Tage-Evaluation-Version. Sollten Sie darüber hinaus Fragen zur App haben oder Hilfe bei der Umsetzung dieser Anforderung benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.