Dies ist der Beginn einer Serie von Blog-Beiträgen über die App Insight von der Firma Mindville. Er beschreibt das Problem, welches Insight zu lösen versucht, und gibt einen Einblick in die wichtigsten Funktionen der Software.

Hintergrund

Jede Organisation hat bestimmte Arten von Gütern in ihrem Bestand, die es zu verwalten gilt. Dazu gehören materielle Gegenstände wie Gebäude, Maschinen oder Geräte, aber auch immaterielle Güter wie Software, Zertifizierungen oder geistiges Eigentum. Durch die fortschreitende digitale Transformation von Unternehmen gewinnt die Verwaltung und Kontrolle dieser Güter immer weiter an Bedeutung. So wird geschätzt, dass der globale Markt für die Verwaltung digitaler Vermögenswerte bis 2025 jährlich mit einer Rate von über 30% wachsen wird. Dies erzeugt einen großen Bedarf nach entsprechenden Tools auf dem Software-Markt. Zwar gibt es diverse Programme, die sich auf das so genannte Asset Management spezialisieren, aber der Wechsel zwischen Tools und fehlende Integrationen machen den Prozess sehr aufwändig. Viele Prozesse im Lifecycle eines Wirtschaftsguts werden über Atlassian-Tools wie Jira und Service Desk dokumentiert. Jedoch bietet Jira standardmäßig keine persistenten Objekte. Dies macht sich beispielsweise beim Incident-Management bemerkbar: Wählt ein User beispielsweise in Service-Desk per Dropdown einen Server, welcher gerade nicht erreichbar ist, „merkt“ sich der Server diese Störung nicht. Sobald das Issue in Jira abgearbeitet wurde, gibt es im Nachhinein keine Info mehr darüber, dass dieser Server ein Problem hatte. Das führt unter anderem dazu, dass ein gleiches Problem mehrfach gemeldet wird, Güter doppelt vergeben werden oder das Auslaufen einer Zertifizierung übersehen wird. Wenn ein Unternehmen überhaupt Asset Management betreibt, funktioniert dies bisher meist über Aufkleber mit IDs, die in (oft schlecht gepflegten) Excel-Dateien verwaltet werden. Da dieser Ansatz bei immateriellen Gütern nicht funktioniert und außerdem äußerst aufwändig ist, bietet sich hier die Nutzung dedizierter Software an.

Orientierung an der Jira Struktur

Die Marketplace App Insight von der Firma Mindville bietet eine Lösung für dieses Problem. Es handelt sich dabei um eine Erweiterung für Jira, die im Unternehmensumfeld zunehmend an Bedeutung gewinnt. So zählt die Software mittlerweile über 2700 Kunden und fast 6000 Downloads im Marketplace (Stand Juni 2020). Dies ist der Tatsache geschuldet, dass Insight eine wichtige funktionale Lücke der Atlassian-Tools schließt. Alle relevanten Güter eines Unternehmens können durch Objekt-Schemas definiert und durch sog. Objekttypen beschrieben werden. So gibt es beispielsweise ein Objektschema HR mit den Objekttypen Mitarbeiter, Arbeitsvertrag oder Bewerbung. In den Objekttypen sind dann verschiedene Attribute definiert (Name, Status, Besitzer…). Dabei können manche Attribute auch durch Objekttypen definiert sein. Objekte bilden dann die tatsächlichen Güter ab. Dieses Paradigma ist auch schon so ähnlich aus Jira bekannt.

Vergleich Insight Schemas vs Jira

Vergleich der Jira-Schemas mit denen von Insight

Digitales Abbild von Firmen-Assets

Die digitalen, geistigen und physischen Gegenstände eines Unternehmens werden kategorisiert und strukturiert in Objekt-Schemas übersetzt. Durch definierte Beziehungen zwischen Objekttypen entstehen Graphen, die die Zusammenhänge zwischen den Assets grafisch darstellen. Dies erleichtert den Überblick über verschiedene Abhängigkeiten und kann beispielsweise bei der Durchführung von Server-Updates hilfreich sein. Für die gängigsten Anwendungsbereiche bietet Insight verschiedene Vorlagen für Schemas, wie etwa das IT Asset Schema, das HR Schema und das CRM Schema. Diese beinhalten eine vordefinierte Struktur an Objekttypen und Attributen.

Insight bietet fertig konfigurierte Vorlagen für verschiedene Anwendungen

Nachdem die Objekt-Schemas definiert und die Objekte angelegt, bzw. importiert wurden, können diese in Jira-Tickets oder in Service-Desk-Anfragen eingebettet werden. Dies wird in einem späteren Beitrag detaillierter behandelt. Dadurch haben die Bearbeitenden des Tickets sofort die Gewissheit, um welches Objekt es sich handelt, können weitere Eigenschaften des Objekts einsehen und die Historie des Objekts zu Rate ziehen. Beispielsweise können verknüpfte Tickets eingesehen werden, um zu prüfen, wie vergangene Vorgänge mit diesem Objekt gelöst wurden. Insight bietet hier eine einheitliche Struktur und eine ‚Single Source of Truth‘, wo sonst durch Rechtschreibfehler und unterschiedliche Formulierungen zusammenhängende Tickets schwerer zu identifizieren sind. Den Begriff Asset sollte man jedoch nicht ausschließlich mit finanziellen und materiellen Gütern verbinden. Auch geistiges Eigentum oder gar Strukturelemente, wie die Business-Importance können durch ein Objektschema beschrieben werden. Dies unterstützt die Übersichtlichkeit, wie im folgenden Screenshot zu sehen:

Objekt-Graph der verknüpften Attribute eines Servers

Mächtiges Importing und Automation

Damit nicht alle Assets eines Unternehmens manuell erstellt werden müssen, bietet Insight Import-Module für verschiedene Datenquellen. Neben CSV und JSON können damit auch User aus Atlassian-Anwendungen oder einem LDAP-System importiert werden. Auch aus einer klassischen Datenbank können Daten auf das Insight-Objektschema gemappt und importiert werden. Des Weiteren existieren diverse Import-Apps, welche weitere Module bieten. Die Daten können dabei sowohl einmalig importiert, als auch in regelmäßigen Abständen mit der Quelle synchronisiert werden.

Automatisierungsmöglichkeiten unterstützen die selbstständige Abwicklung von Prozessschritten nach definierten Wenn-Dann-Regeln. Diese können ausgelöst werden, wenn etwa ein Objekt erstellt, verändert oder gelöscht wurde oder wenn einem Objekt ein Anhang oder Kommentar hinzugefügt wurde. Eine If-Bedingung kann per Insight Query Language definiert werden, etwa um die Ausführung auf bestimmte Objekttypen einzuschränken. Ist diese Bedingung erfüllt, kann ein Jira Issue erstellt, Groovy Skript ausgeführt oder eine E-Mail-Benachrichtigung versendet werden.

Automation Emailversand

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird versendet, wenn ein Server-Objekt aktualisiert wird

Fazit

Die Flexibilität und der reichhaltige Funktionsumfang machen Insight zu einer sinnvollen Ergänzung für viele Jira-Instanzen. Durch die mächtige Importing-Möglichkeit und die strukturelle Ähnlichkeit zur Jira-Architektur sind die Hürden für die Einführung des Plugins niedrig. Asset-Management, wie es Mindville umgesetzt hat, kann viele der vorhandenen Unternehmensprozesse sinnvoll ergänzen und verbessern. Dazu gehören beispielsweise Self Services durch Kunden und Mitarbeiter, HR-Prozesse und Software-Entwicklung.

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Freuen Sie sich auf die weiteren Blogbeiträge der Serie. Wir werden die Umsetzung verschiedener Use-Cases vorstellen, einen Einblick in die Konfiguration geben und auch die Grenzen von Insight beleuchten.

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