Dies ist der zweite Artikel einer Serie von Blog-Beiträgen über die App Insight von der Firma Mindville. Nach einem Überblick in die grundlegenden Funktionen behandeln wir heute das erste administrative Thema: Berechtigungen. Der Artikel beschreibt das Berechtigungskonzept der App und die verschiedenen Ebenen, auf denen die Berechtigungen angewendet werden können.

Warum werden bei Insight Berechtigungen benötigt?

Berechtigungen sind eine Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte System- oder Gerätefunktionen zu steuern. In Insight werden digitale Repräsentationen der digitalen und physischen Geschäftsobjekte, zusammen mit deren Referenzen, definiert. Das bedeutet, dass dort auch sicherheitsrelevante und andere kritische Daten zu finden sind. Des Weiteren können personenbezogene Daten in Insight hinterlegt sein; beispielsweise die Informationen, welche Geräte welchem Mitarbeiter gehören. Diese Informationen sollen daher nur für diejenigen Personen sichtbar sein, die den Zugriff benötigen. Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie die Daten ändern oder löschen, was nur durchgeführt werden sollte, wenn Sie sich der Konsequenzen bewusst sind. Manuelle Änderungen an den Objekten oder gar am Datenmodell bergen ein gewisses Risiko und sollten daher nur von dafür vorgesehenen und entsprechend geschulten Mitarbeitern durchgeführt werden.

Ein weiterer Punkt ist die Übersichtlichkeit. Ab einem gewissen Umfang des Datenmodells kann es schwer sein, die gesuchten Daten zu finden. Mitarbeiter verbringen äußerst viel Zeit mit dem Suchen von Informationen. Blendet man hingegen die für sie nicht relevanten Daten aus, kann sich dieser schneller einen Überblick verschaffen.

Um Berechtigungen ändern zu können, benötigen Sie die globale Jira Berechtigung JIRA Administrators. Berechtigungen können dabei auf vier Ebenen vergeben werden, welche im Folgenden vorgestellt werden.

Global Permissions

Hier kann definiert werden, wer administrative Rechte in Insight besitzt. Über Insight → Configure → Roles kann folgende Maske aufgerufen werden:

Machen Sie einzelne Schemas nur für bestimmte Gruppen oder User zugänglich

Mit der Insight Administrator Berechtigung können neue Schemas erstellt und alle Schemas verwaltet werden. Berechtigungen können an einzelne User oder an Gruppen vergeben werden. Standardmäßig wird diese Berechtigung an die Gruppe jira-administrators vergeben. Dies kann geändert werden, indem die beiden Textfelder für Users und Groups editiert werden.

Objektschema-Berechtigungen

In einer Insight Installation werden üblicherweise mehrere Objektschemas erstellt. Jedoch muss nicht jeder Nutzer alles sehen. Sinnvoll definierte Berechtigungen erhöhen die Übersichtlichkeit und verringern die Anzahl potenzieller Fehlerquellen und Sicherheitslücken.

Um die Schema-Berechtigungen anzupassen, klicken Sie im entsprechenden Objektschema auf Configure.

Machen Sie einzelne Objekt-Schemas nur für bestimmte Gruppen und User zugreifbar

Diese Berechtigungen zielen auf die Nutzung und Sichtbarkeit von Objektschemas ab. So kann beispielsweise definiert werden, wer das CRM-, das ITSM oder das HR-Schema sehen und bearbeiten darf.

Insight bietet hier drei verschiedene Anwender-Rollen an:

  • Object Schema Managers: Kann Objekte und Objekttypen löschen, das Objektschema ändern und auch Icons & Referenzen editieren
  • Object Schema Developers: Kann Objekte erstellen und editieren
  • Object Schema Users: Kann nur Objekte suchen und ansehen

Außerdem gibt es noch die Rolle des Insight Administrators. Diese hat alle Rechte des Object Schema Managers und kann zusätzlich Objektschemas erstellen, importieren und löschen, sowie die globalen Insight Berechtigungen anpassen. Was der Jira Admin nicht darf, ist das Verwalten von Jira Custom Fields. Dies ist nur mit der globalen Jira Administrators Berechtigung möglich.

Um die Objektschema Berechtigungen zu ändern, klicken Sie im betreffenden Schema auf Configure und dann auf den Reiter Roles. 

Objekttyp-Berechtigungen

Die nächste Ebene der Berechtigungen bestimmt den Zugriff auf die Objekttypen. Standardmäßig erbt jeder Objekttyp die Berechtigungen seines Objektschemas. Dennoch können Berechtigungen auch auf Typ-Ebene angepasst werden. Diese Einstellungen sind erreichbar, indem Sie innerhalb des Objekttyps auf Configure klicken.

Der Zugriff auf einzelne Objekt-Typen kann so gesteuert werden

Für die Objekttypen gelten die gleichen Rollen, wie beim Objektschema. Diese Berechtigungen werden jedoch höher priorisiert, falls widersprüchliche Rechte vorliegen. So können Sie den Anwendern die Möglichkeit geben, Objekte eines bestimmten Typs zu erstellen, indem Sie die Objekttyp-Berechtigungen offener gestalten. Im Gegenzug lässt sich die Sichtbarkeit und der Zugriff auf einzelne Objekttypen einschränken, indem die Typ-Berechtigungen restriktiver gestaltet werden, als die Schema-Berechtigungen. Das ist sinnvoll, wenn Sie Insight in Verbindung mit Service Desk einsetzen.

Attribut-Restriktionen

Die vierte Ebene ist streng genommen keine Berechtigung, sondern eine Einschränkung. Soll die Eigenschaft eines Objekttyps für die Rolle Insight User nicht sichtbar gemacht werden, kann  diese versteckt werden. Dazu klicken Sie in der Zeile des entsprechenden Attributs auf das Zahnrad und auf Configure. Dort haben Sie nun die Möglichkeit, das Attribut mit Hidden zu verstecken.

Einzelne Attribut-Werte können versteckt werden

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Freuen Sie sich auf die weiteren Blogbeiträge dieser Serie. Wir werden die Umsetzung verschiedener Use-Cases vorstellen, weitere Einblicke in die Konfiguration geben und auch die Grenzen von Insight beleuchten.

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