Dies ist der erste Teil einer aktualisierten Blog-Reihe über Jira Apps für den Projekt-Alltag.

Die Serie beginnt mit der App Issue Templates for Jira. Der Hersteller Deviniti (bis 2018 InTENSO) hat über 4400 Kunden und ist im Atlassian Marketplace als Top Vendor aufgeführt.

Das Erstellen von Vorgängen (Issues) ist eine der Tätigkeiten, die bei der Arbeit in Jira am meisten Zeit benötigen. Diverse Felder müssen ausgefüllt werden, wobei sich viele Werte oft nicht ändern. Beispielsweise fallen beim Onboarding von Mitarbeitern wiederkehrende Aufgaben an. Jedes Mal werden Vorgänge erstellt, um die entsprechenden Aktionen anzustoßen und abzuwickeln (Zuteilung von Zugängen, Geräten, Lizenzen oder die Aushändigung der Datenschutzerklärung). Viele Metadaten dieser Vorgänge sind dabei gleich oder folgen einem bestimmten Schema. Dennoch müssen diese Felder ausgefüllt werden, was zeitaufwändig und ineffizient ist. Für Jira-Neulinge kann das Erstellen von Vorgängen sehr kompliziert sein, wenn viele Felder ausgefüllt werden müssen. Oft resultiert daraus eine schlechtere Qualität der Vorgänge, da nicht alle benötigten Felder ausgefüllt werden. Laut Hersteller werden 28% der Issues direkt nach der Erstellung aufgrund von Fehlern wieder bearbeitet, was weiteren Overhead erzeugt.

 

In der Vorlagen-Ansicht werden User- und Systemvariablen verwendet.

Beim Erstellen eines Vorgangs auf Basis eines Templates wird der Wert der Variable abgefragt.

Im fertigen Vorgang wurden alle Variablen durch ihren entsprechenden Wert ersetzt.

 

Hinzu kommt, dass es für die gleichen Dinge oft unterschiedliche Begrifflichkeiten gibt. Dies macht eine spätere Auswertung oder allein die Suche nach Vorgängen unnötig schwierig. Dies gilt natürlich auch für Tippfehler.

Eine alternative Möglichkeit wäre das Klonen von Issues. Dies ist out of the box jedoch nur innerhalb eines Projekts möglich, was oft unvorteilhaft ist.

Issue Templates for Jira

Die Lösung bietet die App Issue Templates for Jira.

Die Kernfunktionalität besteht darin, eine Vorlage zu erstellen, die ein zu erstellendes Issue mit vorgefertigten Werten befüllt oder entsprechende Auswahlfelder bereitstellt. Außerdem kann eine Vorlage auf einen bestehenden Vorgang angewendet werden.

Die Vorlagen werden dabei als Vorgänge in einem speziell dafür vorgesehenen Projekt für Template Ressourcen gespeichert, welches auch geändert werden kann. Die (Vorlagen)-Vorgänge haben einen Vorgangstyp, eine Zusammenfassung und eine Beschreibung. Weitere Felder können definiert werden. Es können komplexe Strukturen, bestehend aus Epic, Stories, Tasks und Subtasks als Template hinterlegt werden, was bei vielen Abläufen eine Menge Zeit einspart. Um einen Issue Typen auch für verschiedene Zwecke nutzen zu können, werden sogenannte Scopes definiert. Dies ist eine Menge an definierten Feldern, die bei der Vorgangserstellung vorausgefüllt werden.

Issue Templates for Jira
von Deviniti
Version:
Preis:
Aktive Instanzen:
Unterstützte Version:
Top Vendor:
Supported:
Stand:
7.3-8.10
ab $10
2436
JIRA 5.2 - 6.4.12, 7.0
6. Juli 2020

Für die manuell auszufüllenden Felder wie Namen oder Datum können statische und dynamische Variablen (auch genannt User- und Systemvariablen) definiert werden. Diese werden dann vor der Vorgangserstellung in einem Formular abgefragt und können als Textfeld oder Multiselect konfiguriert werden.

 

Das Anlegen einer User-Variable geht über die grafische Oberfläche sehr einfach.

 

Die App ermöglicht die Steuerung der Sichtbarkeit und Ausführbarkeit von Templates mithilfe von rollenbasierten Berechtigungen. Dies ist besonders hilfreich, wenn nur bestimmte Bereiche, wie HR, mit Templates arbeiten. Außerdem kann der Zugriff auf Vorlagen mithilfe von Kontexten gesteuert werden. So kann das Template nur für bestimmte Projekte, Issue Typen oder Sprachen verfügbar gemacht werden.

 

Der Einsatz von Kontexten unterstützt die Übersichtlichkeit.

 

Die Nutzung von Vorlagen ist ein sehr altes Konzept, das auch schon den Buchdruck revolutioniert hat, denn Vorlagen können enorme Aufwands- und Zeitersparnisse mit sich bringen. Die Issue Templates App hilft dabei, Kosten zu senken, die Standardisierung im Unternehmen zu steigern und damit letztlich einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Kritisch anzumerken ist an dieser Stelle die Dokumentation der Software. Die meisten Informationen wurden seit zwei Jahren nicht aktualisiert und auch das offizielle Intro-Video ist in die Jahre gekommen. Dennoch wird die Software regelmäßig aktualisiert und ein Ende der Weiterentwicklung ist nicht abzusehen.

Issue Templates for Jira ist verfügbar für Cloud, Server und Data Center. Das Setup hat sich in den letzten Jahren weiterentwickelt und ist deutlich einfacher geworden. Die Installation funktioniert per UPM und ein Get Started Wizard unterstützt bei der Erstellung von Vorlagen und Variablen.

 

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