Dies ist der zweite Teil einer aktualisierten Blog-Reihe über Jira Apps für den Projektalltag. In diesem wird die App Default Values for ‚Create Issue‘ Screen vorgestellt. Entwickelt wird sie von der Firma Gebsun Software. Die App zählt bereits 530 Installationen und ist für Server und Data Center verfügbar (Stand Juli 2020).

Höhere Ticket-Qualität bei weniger Aufwand

Es ist ein übliches Problem in vielen Unternehmen: die gleichen Dinge haben verschiedene Begriffe, viele Mitarbeiter sind schreibfaul oder verursachen Rechtschreibfehler. Dies erschwert eine spätere Auswertung der Informationen erheblich. Oft wissen fachliche Mitarbeiter auch gar nicht, welche Informationen die IT benötigt, um ein Problem zu lösen. Es entstehen unvollständige Tickets in schlechter Qualität, da oft nicht alle relevanten Fragen beantwortet werden. Notwendige Rückfragen erhöhen die Bearbeitungszeit jedes Tickets und sind somit sehr teuer.

 

Default Values for ‚Create Issue‘ Screen

Der Name ist Programm: Die App verspricht ein schnelleres Erstellen von Vorgängen und eine höhere Qualität der Informationen, indem die Felder mit Textbausteinen befüllt werden, die vorher definiert wurden. Im Gegensatz zur App Issue Templates for Jira basiert es nicht auf einem Repository-Projekt, sondern auf Schemas. So lassen sich etwa Schemas für unterschiedliche Domänen wie Software Entwicklung, HR oder CRM definieren. Darin enthalten sind dann Feldkonfigurationen für die verschiedenen Issue-Typen.

Um Default-Werte zu definieren, erstellt man eine so genannte Field Configuration. Die Maske sieht aus, wie ein Create-Issue-Screen, beinhaltet jedoch alle Systemfelder. Auch benutzerdefinierte Felder können direkt in der Maske hinzugefügt und ausgefüllt werden.  So kann man für verschiedene Issue-Typen verschiedene Feldkonfigurationen erstellen. Ein Schema bündelt diese Feldkonfigurationen und kann mit einem oder mehreren Projekten verknüpft werden.

Bei der Erstellung der Feldkonfiguration muss zunächst nur ein Name angegeben werden

Bei der Erstellung der Feldkonfiguration muss zunächst nur ein Name angegeben werden.

Ungeachtet der Nutzung innerhalb von Screens können alle verfügbaren Felder ausgefüllt werden

Ungeachtet der Nutzung innerhalb von Screens können alle verfügbaren Felder ausgefüllt werden.

Die vordefinierten Feldwerte werden dann im Create-Screen sichtbar

Die vordefinierten Feldwerte werden dann im Create-Screen sichtbar.

Die App unterstützt alle gängigen Systemfelder wie Summary, Description und Labels, aber auch besondere Felder wie Due Date, Epic Link und Component/s, sowie Custom Fields. Außerdem kann man mit „{currentdate}“ das aktuelle Datum oder ein davon abhängiges Datum in der Zukunft oder der Vergangenheit injizieren lassen. Eigene Variablen zu definieren, ist nicht möglich.

Die Dokumentation ist sehr schlicht gehalten und vermittelt nur das Nötigste, um ein Schema zu definieren und mit einem Projekt zu verknüpfen. Ein Video zeigt den Ablauf bis zum fertigen Schema (inklusive Installation der App) in 90 Sekunden.

Fazit

Es handelt sich hier um eine App mit einem kleinen aber in vielen Fällen sehr sinnvollen Funktionsumfang. Die Beschränkung auf eine Variable/Makro ist dürftig, dafür wird die UI durch die Installation nicht überladen.

Die Erstellung von Issues wird durch vordefinierte Werte deutlich schneller und bequemer. Dies schlägt sich sowohl in der Zufriedenheit der Mitarbeiter, als auch in den Fehlerquoten nieder. Besonders bei größeren Jira-Instanzen kann durch die Zeitersparnis ein nicht unerheblicher Teil an Prozesskosten eingespart werden. Die Struktur durch Field Configuration und Scheme folgt der Jira Struktur, obwohl der Begriff Field Configuration im Jira Universum eigentlich eine andere Bedeutung hat. Wenn die genannten Einschränkungen keinen Blocker darstellen, kann der Einsatz der App also durchaus sinnvoll sein.

 

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