Dies ist der dritte Teil einer aktualisierten Blog-Reihe über Jira Apps für den Projektalltag. Gaia bietet eine template-basierte Projekterstellung und wurde bisher über 330 Mal im Marketplace heruntergeladen.

Seit Jahren sehen sich Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen immer strengerer Regulatorik und Compliance-Anforderungen unterworfen. In diesem Sinne werden oft auch für Prozesse und Projektabläufe Standards definiert, die bei der Durchführung eingehalten werden müssen. Dies zeigt sich besonders im IT-Bereich, wo es für die Durchführung von Projekten häufig klar definierte Vorgaben und Dokumentationspflichten gibt. In Jira sind viele dieser Standards (z.B. für agile Projekte) bereits implementiert. Verknüpfte Confluence-Seiten für Dokumentationen müssen jedoch manuell erstellt werden. Will man vorgefertigte Issues in einem Projekt haben, ist dies ohne eine App (wie Issue Templates for Jira) auch nicht möglich.

Eine weitere Anforderung, die Jira nicht out-of-the-box erfüllt, ist die Nutzung von individuell zusammengestellten Schemas. Man kann nur die Konfiguration eines bereits bestehenden Projekts nutzen (Create with Shared Configuration). Alternativ kann man auch ein neues Projekt erstellen und nachträglich die Schemas individuell anpassen. Dann hat man jedoch eine Menge an generierten Schemas, die man ausmisten muss. Diese Probleme versucht Gaia for Jira zu lösen.

Template-basierte Projekterstellung

Ein Template (Vorlage) beinhaltet neben Namen und Beschreibung eine Menge an Konfigurations-Schemas (Issue Type-, Issue Type Screen-, Workflow-, Field Configuration-, Issue Security-, Notification- & Permission-Scheme), Mengen an Komponenten, Versionen, Boards & Issues und einen Confluence Space. Für die Issues können Issue Files (z.B. aus einem Export) und für den Confluence-Space ein Space Template verwendet werden.

Gaia bringt drei Default-Templates mit. Der „Starter Prozess“ bildet einen vereinfachten Software Lebenszyklus ab, inklusive entsprechender Confluence-Seiten. Außerdem gibt es eine Vorlage für eine Product-Owner-Checkliste und ein Agile Scrum Project Template, das alle Aufgaben beinhaltet, die vor dem Beginn eines agilen Projekts durchgeführt werden müssen. Diese Default-Templates können beliebig angepasst werden, um die eigenen Prozesse besser abzubilden.

Daneben gibt es die Möglichkeit, eigene (Custom) Templates zu erstellen. In den Screenshots ist das Beispiel einer Vorlage für Software-Projekte  dargelegt.

Im ersten Schritt definiert man neben dem Projekttyp und dem Default-Assignee die Versionen und Komponenten

Im ersten Schritt definiert man neben dem Projekttyp und dem Default-Assignee die Versionen und Komponenten.

Die Kombination der Schemas kann individuell gestaltet werden

Die Kombination der Schemas kann individuell gestaltet werden.

Neben einem Issue Template kann hier ein Space Template mit vordefinierten Pages importiert werden

Neben einem Issue Template kann hier ein Space Template mit vordefinierten Pages importiert werden.

Die Erstellung von Dashboard und Agile Board ist auf jeweils eins begrenzt

Die Erstellung von Dashboard und Agile Board ist auf jeweils eins begrenzt.

Im letzten Tab können noch Rollen-Mitgliedschaften definiert werden

Im letzten Tab können noch Rollen-Mitgliedschaften definiert werden.

In manchen Fällen ist es notwendig, eigene Konfigurations-Schemas für jedes der erstellten Projekte zu haben. Wenn in jedem Projekt-Schema nur eine kleine projektspezifische Anpassung gemacht werden muss (etwa ein Validator in einer Workflow-Transition), können Sie Ihre Schemas duplizieren, anstatt sie mehrfach zu referenzieren. Aktivieren Sie dazu die Option „Create Copy of Schemes“ im Projekterstellungsdialog. Voraussetzung ist das Setzen des Hakens bei Enable Scheme Duplication am entsprechenden Schema im Template.

Die fertigen Vorlagen stehen später im Create-Project Screen zur Auswahl.

Kritisch ist festzustellen, dass das Video auf der Marketplace-Seite veraltet und die Dokumentation im Allgemeinen eher dürftig gehalten ist. Außerdem ist laut Dokumentation die Rückwärts-Kompatibilität nicht immer gegeben, sodass die App stets aktualisiert werden sollte.

Fazit

Gaia bringt eine Menge nützliche Tools, die für die Erstellung eines Projektes nötig sind, und beschleunigt die Projektanlage ungemein. Statt Kopfzerbrechen über die Kombination der Schemas wählt der User nur noch das benötigte Template aus.

Durch die Wiederverwendung von Schemas bleibt die Konfiguration leichtgewichtig und übersichtlich und darüber hinaus werden Standards eingehalten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig Projekte erstellen, dann ist diese App definitiv einen Blick wert.

 

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