Dies ist der vierte Teil einer aktualisierten Blog-Reihe über Jira Apps für den Projektalltag. Letzte Woche haben wir Gaia for Jira zur template-basierten Projekterstellung vorgestellt. Mit Delegated Project Creator lassen sich, wie mit Gaia, Projektvorlagen erstellen. Was unterscheidet die beiden Tools und wo liegen die Stärken dieser App?

Grundsätzlich unterstützt Jira den User bei der Erstellung von Issues durch vorgefertigte Templates. So kann man beispielsweise zwischen Scrum-, Kanban-, Projektmanagement- oder Prozessmanagement-Vorlagen wählen. Dadurch wird ein bestimmter Satz an Issue-Typen, Workflows und anderen Konfigurationseinstellungen zur Verfügung gestellt. Dieser ist standardisiert und enthält die wichtigsten Elemente. Grundsätzlich werden für das neue Projekt dann all diese Schemas neu angelegt. Ab einer bestimmten Menge von Projekten führt dies zu einer unübersichtlichen und schwer zu wartenden Menge an Konfigurationen.

In vielen Unternehmen herrschen Standards für die Durchführung von Projekten, etwa für Prozesse und Genehmigungen. Wird dieser Prozess auch nur leicht geändert, muss man jede einzelne bisher erstellte Projektkonfiguration anpassen. Selbst wenn man dabei nichts vergisst oder übersieht, entsteht eine Menge Arbeit. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, ein Projekt als „Muster“ zu definieren und konfigurieren. Diese Konfiguration kann dann immer wieder verwendet werden, indem man Projekte mit geteilter Konfiguration erstellt. Dadurch werden beispielsweise Issue Typen und Workflows übernommen, aber keine Boards. Es hat außerdem zur Folge, dass sich eine Änderung an einem Workflow auf alle Projekte auswirkt, die die Konfiguration verwenden.

Da bei der Projektanlage so viel zu beachten ist, erfordert der Prozess meist viel Zeit und Know-How und sollte nur von spezialisierten Mitarbeitern durchgeführt werden. Werden Projekte auf regelmäßiger Basis erstellt, entsteht so ein enormer Overhead.

Durch Delegated Project Creator kann die Projektanlage an Mitarbeiter mit weniger Know-How abgegeben werden.

Anlage von Projekten an Mitarbeiter abgeben

Wie der Name schon sagt, kann man mit der App die Erstellung von Projekten an entsprechend geschulte Mitarbeiter delegieren. Natürlich können die Projekte nicht ganz frei angelegt werden, sondern basierend auf Templates, die vorher für bestimmte Projekttypen definiert wurden. Diese Templates beinhalten diverse Konfigurations-Schemas (Field Configuration, Workflows, Issue Types, Priority etc.), sowie Components, Versionen und Default Assignees.

Durch ein Template lassen sich die Schemas individuell zusammenstellen

Durch ein Template lassen sich die Schemas individuell zusammenstellen

Sie haben ein laufendes Projekt, dessen Konfiguration immer wieder verwendet werden soll? Es kann auch aus einem bestehenden Projekt eine Vorlage erstellt werden. So umgeht man den Umweg und die Fehlerquellen beim Erstellen mit geteilter Konfiguration (Create with shard configuration) werden vermieden.

Für jedes Template kann definiert werden, Mitglieder welcher Gruppen Projekte erstellen dürfen. So gibt man entsprechend geschulten Mitarbeitern die Möglichkeit, mit einer Auswahl an Templates eigene Projekte zu erstellen und behält dennoch die Standards bei. Andere User können stattdessen Projekte einer bestimmten Vorlage beantragen. Für diesen Antrag können Fragen definiert werden, die der Antragsteller beantworten muss (Wer soll Leiter des Projekts sein? Wie lange soll das Projekt dauern? …) Diese Beantragung kann dann von einem Manager genehmigt oder abgelehnt werden.

In der Top Navigation unter Projects befinden sich nach der Installation, je nach Berechtigung, drei neue Buttons. Mit Request new Project kann ein neues Projekt beantragt werden. Create Project From Template ist nur für User sichtbar, die ohne Anfrage ein Projekt erstellen dürfen. Bei Project Creation Request können Sie alle Anfragen einsehen und bearbeiten. Ein Project Creation Report in den Einstellungen zeigt, wann welches Template von welchem Ersteller verwendet wurde.

In den Einstellungen für Benachrichtigungen kann definiert werden, wer z.B. im Fall einer Projektanfrage per Mail benachrichtigt wird.

Die App ist verfügbar für Server und Data Center (Stand Juli 2020) und die Dokumentation ist sehr ausführlich. Man erhält sogar spezielle Dokus für die einzelnen Versionen sowie eine Seite mit bekannten Fehlern und wie man diese behebt.

Wo liegt der Unterschied zu Gaia?

Im Unterschied zu Gaia hat Delegated Project Creator weder die Möglichkeit, Confluence Seiten vorzudefinieren, noch können Issues im Template verankert werden. Dafür ist das Berechtigungskonzept sehr sinnvoll gestaltet, wodurch eine Menge Arbeit von den Schultern der Admins genommen wird. User können so mit wenigen Klicks ein neues Projekt erstellen oder beantragen.

Fazit

Werden regelmäßig Projekte mit einem bestimmten Set an Konfigurationen erstellt, kann man mit Delegated Project Creator seine Power User zu dieser Tätigkeit befähigen. Dies erhöht ganz nebenbei die Ownership und das Verantwortungsgefühl der entsprechenden Mitarbeiter für das Projekt und sorgt für weitere Standardisierung im Jira Umfeld. Die App eignet sich also am Besten in Unternehmen mit stark ausgelasteten Jira Admins und homogenen Projektstrukturen.

 

Weitere Fragen?

Dann sind wir als Atlassian Platinum Partner für Sie da.
  • Hier finden Sie ausführlichere Informationen zu unseren Atlassian-Leistungen.
  • Sie haben Interesse an einer Demo des Plugins oder wollen mehr über das Thema erfahren oder ein individuelles Angebot für das Plugin erhalten? Nehmen Sie über unser Kontaktformular mit uns Kontakt auf. Gerne helfen wir Ihnen bei der Auswahl eines Plugins für Ihre Anforderungen.