Im Artikel über Automation haben wir schon gelernt, dass sich viele manuelle Prozessschritte durch Automationsregeln ersetzen lassen. Mithilfe der Post Funktionen (Post Function) ermöglicht Insight zusätzlich die Manipulation der Daten durch Jira-Tickets.

Im Workflow-Editor findet sich nach der Installation von Insight beim Hinzufügen von Post Funktionen eine zusätzliche Option Insight Post Function. Wählt man diese aus, erhält man nicht weniger als neun Möglichkeiten, das Datenmodell automatisiert zu ändern oder andere Aktionen auszulösen. Diese Möglichkeiten werden in diesem Beitrag dargestellt.

In jeder Post Funktion gibt es die Möglichkeit, eine Bedingung (Condition) in Form eines Groovy Skripts zu definieren. Dies könnte z.B. die Prüfung eines Feldwertes sein. Die Funktion wird nur dann ausgeführt, wenn dies erfüllt ist. Ein Beispiel für eine solche Bedingung finden Sie hier.

Change Insight Value into Insight Object

Die Attribute eines Ziel-Objekts werden entsprechend eines ausgewählten Objekts geändert. Hier hat man die Möglichkeit, die Attribute eines Objekt zu ändern, basierend auf zugehörigen Attributen eines anderen Objekts. Ein Beispiel wäre der Tausch von Mitarbeiter-Geräten. Der/die Mitarbeiter(in) wählt in einem Feld sein/ihr bisheriges Gerät aus. In einem weiteren Feld kann das gewünschte Neugerät ausgewählt werden. Mit dieser Post Funktion kann dann z.B. das Feld „Besitzer“ des neuen Gerätes angepasst werden.

Set a Jira custom field with the attribute value from a selected object

Ein Jira Feld besetzen, basierend auf dem Wert eines Attributes eines ausgewählten Objekts. Mit dieser Funktion kann ein Attribut eines Objekts, das per Insight Custom Field ausgewählt wurde, in ein Jira Custom Field übertragen werden. Beispielsweise hat man einen Bestellvorgang als Jira Ticket. In einem der Felder kann man dann die Adresse des Kunden-Objekts eintragen zur weiteren Nutzung. Die Funktion unterstützt Jira Textfelder und Insight Custom Fields. 

Assign Issue based on attribute in a selected Insight Object

Vorgang wird einer Person zugewiesen, die im Attribut des ausgewählten Objekts genannt wird. Hier gibt man nur das Insight Custom Field an, in dem das Objekt ausgewählt wird. Ferner benötigt die Funktion den Attributnamen, in dem der User vorkommt. Es könnte ja sein, dass in dem Objekt mehrere User-Objekte verknüpft sind. Es gilt zu beachten, dass nur Attribute vom Typ „User“ oder E-Mail berücksichtigt werden (keine reinen Textfelder). Die Post Funktion könnte man etwa nutzen, um ein Ticket mit einer Server-Störung dem entsprechenden Server-Verantwortlichen zuzuweisen.

Email user(s) based on attribute selected Insight Object

Der im ausgewählten Objekt erwähnte User wird per Mail benachrichtigt. Auch diese Funktion wird konfiguriert, dass das Feld definiert wird, in dem sich die User-Mail-Adresse befindet. Als nächstes muss nur der Attributname genannt werden, in dem die Mail-Adresse steht.

Im Feld „Email Message“ kann mithilfe eines Rich Text Editors die zu sendende Mail konfiguriert werden. Auch die „From“ Adresse kann hier angegeben werden. Im vorigen Beispiel mit der Server-Störung könnte man so den Verantwortlichen eines Servers über die Störung per Mail informieren.

Increase or decrease the value of an object attribute

Diese Funktion hilft etwa beim Zählen: Wie oft hat dieser Kunde bereits angerufen? Wie oft hatte ein Server schon eine Störung oder wie viele Personen im Unternehmen besitzen ein Gerät von Apple? Die Funktion zählt ein Attribut eines Objekt um einen festen Wert hoch oder runter. Dies erspart ein komplizierteres Groovy Script à la „suche die Zahl raus erhöhe sie um eins und trage die neue Zahl ein“. Um das zu erreichen, gibt man nur das Quell-Feld an, in dem das entsprechende Attribut vorhanden ist. In den weiteren Feldern gibt man den Attribut-Namen und die Richtung der Veränderung an (increase/decrease). Im Feld „Change Value“ kann man den Betrag eingeben, um den der Wert verändert wird.

Set the value of an Object attribute with a predefined value

Der Wert eines Objektattributs wird auf einen definierten Wert festgelegt. Diese Funktion legt einen Wert fest. Es muss neben dem Quell-Feld nur der Attributname und der neue Wert eingetragen werden. Im vorliegenden Beispiel wird der Kunde durch diese Transition zum Premium-Kunden. Dieser erhält möglicherweise spezielle Konditionen.

Run a Groovy script within this transition

Diese Post Funktion findet dann Verwendung, wenn die existierenden Post Funktionen die Anforderungen nicht erfüllen können. Mit einem Skript sind die Grenzen der Möglichkeiten relativ unbeschränkt. Man könnte beispielsweise REST-Aufrufe an andere Services machen.

Das Groovy Skript kann entweder direkt in der Funktion angegeben werden, oder durch einen Dateipfad.

Create an Insight Object from a Jira Issue

Erstelle ein Objekt, basierend auf den Werten im Jira Issue. Dies ist eine der beliebtesten und wichtigsten Funktionen von Insight. Bewirbt sich ein Mensch per Service Desk Request, gibt es eine neue Beschwerde, Anfrage oder Bestellung, so kann mit dieser Funktion daraus das entsprechende Insight Objekt erzeugt werden. Alles was man dafür tun muss, ist das entsprechende Schema mit dem Typen auszuwählen, und anschließend die Custom Fields auf die Objektattribute zuweisen.

Assign Objects from an IQL query based on data from an issue

Aus den Werten in den Feldern des Jira Vorgangs wird ein IQL Statement generiert, welches im Schema, zu dem das Insight Custom Field gehört, läuft. Die ausgewählten Objekte werden dann in einem weiteren Custom Field angezeigt. Es können Platzhalter verwendet werden, um die Query flexibel zu gestalten.

Wie Sie sehen, bringt Insight diverse Möglichkeiten mit, das zugrunde liegende Datenmodell automatisiert zu manipulieren. Die Konfiguration ist an manchen Stellen nicht ganz trivial, aber dafür sehr mächtig.

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