Dies ist der sechste Teil einer aktualisierten Blog-Reihe über Jira Apps für den Projektalltag. Heute stellen wir die App Project Configurator von Adaptavist vor. Adaptavist ist einer der größten App-Anbieter im Atlassian-Bereich und löst mit dieser App einen wichtigen Use Case. Laut Hersteller erhält man eine „Vogelperspektive“ auf Projekte, Prozesse und Probleme.

Für Projekt-Admins ist es ein konfiguratorischer Alptraum, ein Projekt in eine andere Instanz zu übertragen. Der Prozess enthält viele manuelle Schritte und ist daher zeitraubend und fehleranfällig.

Project Configurator ermöglicht einen höheren Grad an Standardisierung, indem Migrationen zwischen Instanzen granular konfiguriert werden können. Dadurch unterstützt die App das Verbinden (Merge) und Aufteilen (Split) von Instanzen. Dies ist etwa dann der Fall, wenn ein Unternehmen von einem anderen aufgekauft wird (und beide Jira nutzen).

Projekte aus dem Quellsystem exportieren

Wie bei einem Wohnungsumzug in der Offline-Welt kann man bei der Jira Migration reflektieren, welche Elemente man wirklich mitnehmen will und was nur unnötigen Ballast bedeutet. Die App macht dafür einige sinnvolle Vorschläge. So kann die Wertemenge in Custom Fields auf jene beschränkt werden, die in den exportierten Projekten verwendet werden. Des Weiteren lassen sich inaktive User und Gruppen ignorieren.

Auch für Filter, Dashboards und Agile Boards bietet die Export-Konfiguration eine clevere Auswahl an Möglichkeiten. Bei den Filtern hat man beispielsweise nicht nur die Option, alle oder keine Filter zu exportieren, sondern auch solche, die mit den exportierten Usern geteilt wurden. Ähnliche Optionen existieren für Dashboards und Agile Boards.

Die gewählte Konfiguration kann gespeichert werden, um sie für einen weiteren Export wiederzuverwenden.

Granulare Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen einen ganz spezifischen Export

Granulare Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen einen ganz spezifischen Export

Projekte ins Zielsystem importieren mit Generalproben-Feature

Ein Export kann anschließend in die gleiche oder eine andere Jira-Instanz importiert werden. Dabei hat man die Wahl, entweder nur die Konfiguration oder das gesamte Projekt zu importieren. Eine weitere nützliche Option ist Allow import from different Jira versions. Dies ist nicht per Default aktiviert, da das Importieren in eine andere Jira-Version diverse Inkonsistenzen auslösen kann. Wer sich jedoch sicher ist, dass die Kompatibilität gegeben ist, der hat hier die Möglichkeit dazu. Außerdem kann man einzelne Konfigurationselemente beim Import überspringen. Möchte man beispielsweise bei einem Firmen-Zusammenschluss alle Projekte übernehmen und anschließend aber ausschließlich die User-Gruppen des neuen Unternehmens nutzen, kann man die Auswahl mit einem Klick bestätigen.

Die App lässt nichts anbrennen

Die App lässt nichts anbrennen

Bei einer Migration von Issues und Projekten können enorme Schwierigkeiten und Probleme auftauchen. In einem komplexen System wie Jira sind bestehende Abhängigkeiten nicht immer klar ersichtlich und daher kann leicht etwas kaputt gehen. Daran hat Adaptavist gedacht und bietet dafür einen „simulierten Import“ an. Damit lässt sich leicht testen, ob die geplante Migration etwaige (technische) Probleme aufwirft.

Bevor der eigentliche Import abläuft, liefert die App eine Übersicht, welche Bereiche wie stark vom Import betroffen sein werden. Die Änderungen werden in die Kategorien Veränderte Objekte, neue Objekte, Warnungen und Fehler aufgeteilt. Möchte man eine dieser Änderungen ignorieren, kann man sie mit einem Klick abwählen. Anschließend kann man die Änderungs-Simulation neu „kalkulieren“, um weitere Implikationen einzusehen.

Die App muss für eine Migration auf beiden Instanzen (Export und Import) installiert sein. Dennoch benötigt man nicht zwei Lizenzen für die Migration. Laut Dokumentation erlaubt die App den Export aus dem alten Projekt mit der Evaluations-Lizenz. Für den Import auf dem neuen produktiven System wird dann aber eine bezahlte Lizenzierung benötigt. Ein Wermutstropfen ist die fehlende Cloud Version – Project Configurator ist bisher nur für Server und Data Center verfügbar. Dafür ist die Dokumentation sehr übersichtlich und ausführlich, auch für ältere Versionen der Software. Ein zunehmend wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer App ist die Integration mit anderen Apps. Project Configurator unterstützt Post Functions von Jira Suite Utilities oder ScriptRunner. Auch die Behaviours von Scriptrunner können mit der App im- und exportiert werden.

Fazit

Project Configurator eignet sich für kleinere wie größere Unternehmen. Sie kann eine enorme Unterstützung sein, besonders beim Zusammenführen und Aufteilen von Jira-Instanzen. Ein weiterer Use Case für die App wäre die Synchronisation verschiedener Jira-Staging-Instanzen. Der stolze Preis der App (z.B. ein Jahr Jira Server kosten 600$ für 100 User) ist damit gerechtfertigt, dass man sich eine Menge Analyse- und Fixing-Arbeit sparen kann, wenn man größere Migrationen vornimmt. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind clever und erfüllen viele Wünsche. Dennoch ist das Tool keineswegs überladen und unintuitiv. Dazu gibt es einige coole Gimmicks wie der Object Dependency Report. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen der erwähnten Anwendungsfälle durchführen wollen, dann ist Project Configurator einen Blick wert!