In jedem Unternehmen gibt es Abläufe, die mit einer bestimmten Regelmäßigkeit durchgeführt werden. Dies kann ein Jour Fixe sein, aber auch ein Monats- oder Wochenabschluss.

Oft werden solche Routineaufgaben mit Jira abgewickelt und dokumentiert. Das bedeutet, dass sich immer jemand darum kümmern muss, diese Vorgänge zu erstellen und zuzuweisen. Wie Sie in einem vergangenen Blog-Beitrag schon erfahren haben, ist die Issue-Anlage eine der zeitraubendsten Tätigkeiten bei der Arbeit mit Jira. Alle relevanten Felder müssen ausgefüllt sein, auch wenn sich meist nur wenige Werte ändern. Man kann zwar einen Vorgang klonen, jedoch muss man im Anschluss nochmal Hand anlegen, um etwa den Assignee anzupassen, oder das Due Date.

In den vergangenen Artikeln haben wir Ihnen schon einige Apps vorgestellt, mit denen man gewisse Routineaufgaben automatisieren kann.

The Scheduler von Transition Technologies PSC ist eine Jira App zum Erstellen und Verwalten von wiederkehrenden Vorgängen.

Sich wiederholende Aufgaben automatisieren

Status-Meeting zweimal die Woche, HR Review immer am Ende des Monats. Diese Vorgänge werden oft immer wieder aufs Neue manuell erstellt und geplant. Wäre es nicht einfacher, einen Vorgang einmal als Vorlage zu erstellen, um diese dann automatisiert und zeitgesteuert replizieren zu können? Genau das bietet The Scheduler.

Die App ist in der Projektadministration ausführbar und hat daher kaum Auswirkungen auf die UI der einfachen User. Die Berechtigung zur Verwendung kann projektspezifisch an Rollen, Gruppen oder einzelnen Usern festgemacht werden.

Nachdem eine Regel definiert wurde, werden die Vorgänge immer wieder automatisiert erstellt. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen ausnahmsweise kein Vorgang erstellt werden soll oder etwa erst einige Tage später. Dies kann der Fall sein, wenn das Unternehmen Betriebsferien macht, Feiertage unter der Woche oder andere Sonderereignisse stattfinden. Auch dafür hat Transition Technologies eine Lösung. Durch das Hinzufügen von Urlauben, Elternzeiten usw. kann definiert werden, wann kein Vorgang erstellt werden soll bzw. wann die Erstellung nachgeholt werden soll. So vermeidet man das Anhäufen ungenutzter Issues.

Zunächst werden die allgemeinen Infos des Vorgangs definiert

Zunächst werden die allgemeinen Infos des Vorgangs definiert

In den Vorgangs-Details hinterlegt man weitere Informationen wie Components oder Labels

In den Vorgangsdetails hinterlegt man weitere Informationen wie Components oder Labels

Definiere hier, wann und wie lange die Erstellung passieren soll

Definieren Sie hier, wann und wie lange die Erstellung passieren soll

 

Die App bietet Variablen für Daten (z.B. createdDate.month). Damit können automatisiert Daten auch in Textfeldern untergebracht werden. Dazu gibt es dedizierte JQL-Funkionen, um etwa die mit der App erstellten Vorgänge zu suchen. Außerdem hat man die Möglichkeit, die Priorität bei jeder Erstellung zu erhöhen oder das neue Issue mit dem letzten zu verknüpfen (Issue Link).

Details des Scheduled Issues

Details des Scheduled Issues

Die App ist verfügbar für Cloud, Data Center, Server und wird in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Bisher zählt sie fast 3500 Installationen (Stand 09/2020).

Auf der negativen Seite kann man anmerken, dass das Erstellen von Kalendern (etwa für Urlaube und Betriebsferien) nur manuell möglich ist. Es gibt keine Möglichkeit, die Zeiten per CSV oder JSON einzulesen. Mit dem Kalender sind weitere Unwägbarkeiten verbunden: liegt das Ausführungsdatum an einem Urlaubs- oder anderen freien Tag, so wird die Erstellung des Vorgangs übersprungen. Dies kann dazu führen, dass wichtige Tätigkeiten nicht angestoßen werden.

Wenn man mit dem problematischen Kalender-Feature leben kann, ist die App definitiv einen Blick wert.