Dies ist der achte Teil einer aktualisierten Blog-Reihe über Jira Apps für den Projektalltag. Wie schon bei The Scheduler geht es bei der App Repeating Issues von Codedoers um die automatisierte Vorgangserstellung. Die App wurde bereits fast 800 Mal heruntergeladen und ist verfügbar für Jira Server und Data Center.

Die App bettet sich in die Sidebar des Vorgangs ein. Dort kann die Planung durchgeführt und nachvollzogen werden. Auch ist dort zu sehen, wann und wie oft der Vorgang erstellt wird und wann dies das nächste Mal geschieht.

Übersicht am rechten Rand eines Vorgangs

Übersicht am rechten Rand eines Vorgangs

Dabei muss der definierte Vorgang nicht alle Werte aus dem Quellvorgang übernehmen. In der Planungssicht eines Repeating Issues wird der Ersteller, Zugewiesene Person und die Zusammenfassung definiert. Weiterhin kann angegeben werden, in welchem Intervall (täglich, wöchentlich, …) der Vorgang erstellt wird, wann der Prozess beginnt und wann er endet.

Variablen helfen dabei, verschiedene Werte zu parametrisieren. So liefert die App verschiedene Platzhalter für Datums- und Zeitangaben. Man kann dabei mit den Daten (wie Created oder Updated) rechnen, indem man Tage addiert oder subtrahiert (z.B. addDays(2)). Auch Variablen aus dem Quellvorgang, wie die Mailadresse des Erstellers oder der Key des Vorgangs, können verwendet werden. Zusätzlich gibt es einige Funktionen auf Basis der Velocity Template Language. Wer noch weiter gehen will, kann einen programmatischen Ablauf definieren. Beispiel:

Diverse Variablen helfen, die benötigten Werte zu parametrisieren

Diverse Variablen helfen, die benötigten Werte zu parametrisieren

Die Werte werden bei der Erstellung des Vorgangs dynamisch festgelegt

Die Werte werden bei der Erstellung des Vorgangs dynamisch festgelegt

An manchen Tagen soll die Vorgangserstellung vielleicht übersprungen oder verschoben werden. Wie bei The Scheduler hat man auch bei Repeating Issues daran gedacht und entsprechende Regeln ermöglicht. Die Non working-day rules erlauben die Definition dieser Tage. Dort kann jeweils angegeben werden, ob der Vorgang überhaupt erstellt werden soll. Alternativ kann man die Erstellung auch um eine Anzahl von Tagen vorziehen oder verschieben. Dabei muss aber jeder entsprechende Tag separat definiert werden, sodass dies in bestimmten Intervallen aktualisiert werden sollte. Außerdem ist die Konfiguration der Nicht-Arbeitstage auf einige bestimmte Optionen (wie Täglich, Wöchentlich oder ‚Letzter Arbeitstag im Monat‘) beschränkt, und damit nicht ganz so flexibel, wie man es z.B. aus Outlook kennt.

Wann soll die Vorgangserstellung nachgeholt werden, wenn sie sonst an einem freien Arbeitstag statt fände?

Wann soll die Vorgangserstellung nachgeholt werden, wenn sie sonst an einem freien Arbeitstag stattfände?

Weiterhin gibt es die Möglichkeit, die Pläne auch auf Projektebene automatisiert zu erstellen. In den Projekteinstellungen kann man dafür JQL-Filter definieren, um Vorgänge einem bestimmten Plan zuzuweisen. Dabei gibt es zwei mögliche Aktionen, was mit den gewählten Vorgängen passieren kann. Entweder werden die Vorgänge geklont und mit den angegebenen Werten versehen. Alternativ kann man aber auch eine Workflow-Transition durchführen lassen. So kann man beispielsweise am Stichtag einen geschlossenen Vorgang mit „Reopen“ wiedereröffnen. Dabei gilt es zu beachten, dass die Transition im Zustand des Vorgangs auch verfügbar sein muss. Dies birgt also gewisses Fehlerpotenzial, etwa wenn der Filter auch solche Vorgänge greift, die einen anderen Workflow verwenden.

Erstellungsregeln basierend auf JQL-Statements

Erstellungsregeln basierend auf JQL-Statements

Apropos JQL: Die App liefert auch Funktionen, um in den „Repeated Issues“ zu suchen. Will man mehrere Vorgänge gleichzeitig als Repeating Issue definieren, kann man auch die entsprechende Bulk-Change Funktion verwenden. Zusätzlich gibt es eine Spalte in Suchen und Dashboards, die das Datum des nächsten Auftretens (Next Occurrence) anzeigt.  In der Administrationssicht der App sind alle Regeln mit einem bestimmten Status aufgelistet. Pläne können gestoppt oder unterbrochen werden. Auch wenn ein Plan aufgrund eines Fehlers nicht ausgeführt werden konnte, wird dies mit einem Status kenntlich gemacht.

Übersicht über die Zeitgesteuerten Automations-Regeln

Übersicht über die zeitgesteuerten Automationsregeln

Die App wird regelmäßig aktualisiert und verbessert. Was bis kürzlich nicht möglich war, ist die Nutzung von Berechtigungen. Mittlerweile kann man dedizierte Projektrollen für Editier- und Sichtbarkeitsrechte auf Projektebene definieren. Die Bewertungen für die App im Atlassian Marketplace sind durchweg positiv, wobei der Support besonders hervorgehoben wird.

Hat man die Vorgänge in einer CSV-Datei, etwa aus einem vorigen Export, können diese ganz einfach importiert werden. Dabei kann das gleiche Format verwendet werden, wie beim Importieren von Vorgängen in Jira. Wichtig dabei ist, dass der Import keine neuen Vorgänge erstellt, sondern nur die „Wiederholungsdetails“ bestehender Vorgänge ändert. Natürlich ist es im Gegenzug auch möglich, die Daten aus der App zu exportieren, um sie etwa in einer anderen Instanz wiederzuverwenden.

Alles in Allem hilft die App dabei, Planungs- und Projektprozesse zu vereinfachen und zu standardisieren. Vorbei sind die Zeiten, in denen wichtige Dinge nicht erledigt werden, weil jemand vergessen hat, ein Ticket dafür zu erstellen. Wer damit leben kann, die non-working-days manuell zu pflegen, kann in dieser App möglicherweise einen nützlichen Helfer finden.

 

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