Dies ist der neunte Artikel einer Reihe von Blogbeiträgen über nützliche Jira Apps im Projektalltag. In vergangenen Beiträgen ging es schon häufig um die automatisierte Erstellung von Vorgängen. Diese wurden dann entweder zeitgesteuert an bestimmten Tagen oder zusammen mit dem umgebenden Projekt angelegt. Möchte man einen Vorgang an einer bestimmten Workflow-Transition erstellen, geht das bisher nur manuell und über Umwege. Abhilfe schafft die App Create On Transition For Jira von Bob Swift.

Eines der besten Werkzeuge in Jira ist die mächtige und reichhaltige Workflow-Engine. Sie sorgt dafür, dass alle Aufgaben und Vorgänge einen definierten Pfad durchlaufen. Dabei können Bedingungen, Validatoren und einige sinnvolle Funktionen definiert werden.  Mit der App Create on Transition kann der Workflow jetzt auch weitere Vorgänge erstellen und aktualisieren. Dies wird sonst mit komplizierten und schwer zu wartenden Skripten und ohne grafische Oberfläche durchgeführt.

Die App liefert Post-Funktionen, mit der man Vorgänge oder Subtasks erstellen kann, sobald ein Vorgang einen bestimmten Status im Workflow erreicht.

Durch eine intuitive Bedingungslogik lassen sich Bedingungen definieren, unter denen der Vorgang erstellt wird – etwa eine Einschränkung auf einen bestimmten Vorgangstyp oder Feldwerte. Validatoren helfen dabei, weitere Einschränkungen zu definieren. Sollen etwa nur eine bestimmte Anzahl von Subtasks erlaubt sein? Auch solche Dinge lassen sich ganz einfach definieren und umsetzen.

Die App bietet eine Menge variablen um Werte zu parametrisieren

Die App bietet eine Menge Variablen, um Werte zu parametrisieren

Mit Datumsangaben kann gerechnet werden durch das so genannte Date Offset

Mit Datumsangaben kann gerechnet werden durch das so genannte Date Offset

Möchte man Werte aus dem Ursprungs-Vorgang erhalten, so lassen sich diese kopieren

Möchte man Werte aus dem Ursprungsvorgang erhalten, so lassen sich diese kopieren

Eine übersichtliche Zusammenfassung erhält man in der Liste der Post Funktionen

Eine übersichtliche Zusammenfassung erhält man in der Liste der Post Funktionen

Da das Audit Log von Jira nur sehr selektiv die Vorgänge in der Instanz dokumentiert, kann es schwer sein, Probleme mit Post-Funktionen zu behandeln. Dafür bietet Create on Transition die Möglichkeit, in der Administration verschiedene Log Level zu definieren und entsprechende Protokolle einzusehen. Die Logs werden nach einer definierten Retention Period gelöscht, um nicht unnötig viel Speicherplatz zu verbrauchen.

Diverse Variablen ermöglichen die flexible Definition von Feldwerten. So gibt es die sog. Substitution Variables für Zeitwerte, User-Daten, Projektwerte, Keys, diverse Feldwerte oder Workflow-Bestandteile. Weiterhin bietet die App Funktionen für verknüpfte Vorgänge, Listen oder Versionsnummern. Die Nutzung dieser Variablen und Funktionen ist nicht ganz trivial, jedoch lässt die Dokumentation an dieser Stelle kaum offene Fragen.

In der Cloud-Variante können mittels Workflow-Post-Funktion auch Vorgänge aktualisiert werden. Wird ein Vorgang etwa wieder geöffnet, nachdem er geschlossen wurde, kann man diese Information so in der Zusammenfassung oder der Beschreibung hinterlegen.

Verfügbar ist die App für Server und Data Center, sowie seit September 2020 auch für die Cloud. Dort gibt es leichte Unterschiede in den Funktionalitäten, etwa lassen sich dort bestehende Vorgänge aktualisieren, was in den anderen Deployment-Methoden nicht möglich war. Die Dokumentation ist verständlich aufgebaut und ausreichend ausführlich.

Mit der App lassen sich Vorgänge ganz einfach automatisiert erstellen. Man kann diese rootdynamisch betiteln, Labels anwenden, Beobachter definieren, Links und Kommentare hinzufügen, Anhänge kopieren und vieles mehr. Wer sich von dem umfangreichen Setup nicht abschrecken lässt, kann seine Prozesse mit dieser App einfacher und effizienter gestalten, da nicht jeder Vorgang manuell erstellt werden muss.