Cloud-Anwendungen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit weil sie stets aktuell, hochverfügbar und flexibel skalierbar sind. Von diesen Vorteilen wollen auch viele Unternehmen profitieren, die den beliebten Issue Tracker Atlassian Jira im Einsatz haben. Zusätzlich entfällt bei der Nutzung von Jira Cloud der Betrieb der Infrastruktur für die Bereitstellung der Anwendung. Die große Herausforderung bei einem Wechsel in die Cloud besteht in der Übertragung aller Informationen von der Server- in die Cloud-Instanz. Das ist in der Regel nicht trivial. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, was für eine erfolgreiche Migration zu beachten ist.

Initiale Prüfung

In einem ersten Schritt sollte geprüft werden, wie geeignet Ihre Jira-Server-Instanz für eine Migration auf Jira Cloud ist. Die entscheidende Frage ist, ob es gesetzliche Anforderungen oder Organisationsregelungen gibt, die eine Nutzung von Jira Cloud verbieten. Dazu zählen in erster Linie Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit. Daneben ist es wichtig zu klären, wie weitreichend die administrativen Möglichkeiten für Jira genutzt werden müssen. Da Jira Cloud von Atlassian betrieben wird, sind tiefgreifende Anpassungen (z.B. am Quellcode) nicht möglich. Führen diese Prüfungen zu einem positiven Ergebnis, sollte eine Analyse der verwendeten Apps durchgeführt werden. Die Menge an Apps, die auch für Jira Cloud angeboten werden, steigt stetig. Allerdings sind nicht alle Apps von Jira Server auch für Jira Cloud verfügbar. Teilweise variiert auch der Funktionsumfang zwischen den beiden Versionen (z.B. Scriptrunner), so dass hier eine genaue Analyse erforderlich ist.

Die nachfolgende Entscheidungsmatrix stellt die Komplexität der Migration abhängig von Nutzerzahl, verwendeten Atlassian Produkten, Anzahl der Custom Fields und verwendeten Apps dar.

Entscheidungsmatrix der Komplexität einer Migration

Entscheidungsmatrix der Komplexität einer Migration

Zur Erleichterung des Wechsels in die Cloud stellt Atlassian unterstützendes Material zur Verfügung. Es gibt eine umfangreiche Schritt-für-Schritt-Dokumentation „Server to cloud migration guide“ und als technische Hilfe die App „Jira Cloud Migration Assistant“. Im Falle einer Migration mit geringer Komplexität kann das Vorhaben unter Nutzung dieser Unterstützung unter Umständen eigenständig durchgeführt werden. Ab mittlerer Komplexität ist die Einbeziehung externer Beratung empfehlenswert. Bei der Migration besonders großer und komplexer Instanzen kann darüber hinaus auch eine direkte Migrationsunterstützung bei Atlassian angefragt werden.

Eine besondere Herausforderung stellt bei der Migration die Übernahme der App-Daten dar. Auch wenn eine App sowohl für Server als auch Cloud verfügbar ist, erfolgt aufgrund unterschiedlicher Datenstrukturen im Rahmen der Migration keine automatisierte Datenübernahme. In der Regel ist es möglich diese Informationen im Nachgang der Migration separat zu übernehmen. Viele Hersteller arbeiten an Assistenten, die diese Aufgabe übernehmen. Aktuell ist hierfür jedoch häufig erheblicher manueller Aufwand mit Skripten, Exports und Imports nötig.

Bei der Migration werden Conditions, Validators und Postfunctions bei den Workflows nicht übernommen und müssen händisch nachgepflegt werden. Abhängig von der Anzahl der Workflows und der eingesetzten Conditions, Validators und Postfunctions lauert auch hier ein großer Aufwand.

Erst am Ende der initialen Analyse kann eine erste Abschätzung der Aufwände und damit auch der zeitlichen Planung belastbar erfolgen.

Probemigration und Test

Die Migration von Jira Server nach Jira Cloud kann über mehrere Wege erfolgen. Zum einen kann ein auf Jira Server erstelltes XML-Backup auf Jira Cloud importiert werden. Dieser Import überschreibt dann alle bisherigen Daten (Vorgänge, Konfiguration, Nutzer) auf dem Cloud-System, mit denen der Server-Instanz. App-Daten werden hierbei jedoch nicht übernommen. Dieses Verfahren kann gewählt werden, wenn alle Daten vollständig migriert werden sollen. Insbesondere wenn Jira Service Desk Projekte in die Cloud übernommen werden sollen oder bei einer nicht unterstützten Jira Version, ist dies der einzige Weg, da Service Desk Projekte vom „Jira Cloud Migration Assistant“ aktuell noch nicht unterstützt werden.

Soll nur eine Menge an Vorgängen übernommen werden, kann ein CSV-Export und anschließender Import die richtige Wahl sein. Hierbei werden lediglich die Vorgänge, aber keine Projekte oder andere Information übernommen.

In den meisten Szenarien empfiehlt Atlassian den „Jira Cloud Migration Assistant“, weswegen er auch in dieser Beschreibung Verwendung findet. Die von Atlassian entwickelte App erzeugt in den Systemeinstellungen einen zusätzlichen Menüpunkt „Move to Cloud“. Hier kann ausgewählt werden welche Projekte zu einer Cloud Site übertragen werden sollen. Außerdem können auch Nutzerdaten (inkl. Gruppen) in Abhängigkeit von den zu migrierenden Projekten teilweise oder vollständig übertragen werden. Der „Jira Cloud Migration Assistant“ prüft, ob die Informationen der Quellinstanz in die Zielinstanz übernommen werden können. Bei Fehlern (z.B. Übernahme eines Jira Software Projekts in eine Jira Core Cloud Instanz) wird der Fehler gemeldet. Nach Beseitigung der Fehlerquelle kann die Migration der ausgewählten Projekte durchgeführt werden. In der letzten Version hat Atlassian einen „Migration Report“ (aktuell als Beta) mit detaillierten Informationen zur Migration hinzugefügt. Neben der noch fehlenden Migration von Service Desk Projekten, werden auch nicht alle Typen von benutzerdefinierten Feldern oder das Benachrichtigungsschema von dem Assistenten unterstützt. Alle Einschränkungen bei der Nutzung des „Jira Cloud Migration Assistant“ finden Sie in der entsprechenden Dokumentation von Atlassian. Der „Jira Cloud Migration Assistant“ überschreibt keine Daten. Soll ein bereits migriertes Projekt erneut übertragen werden, wird bei der Prüfung ein entsprechender Fehler angezeigt. Bevor die Migration durchgeführt werden kann, muss zunächst das Projekt in der Cloud-Instanz vollständig (auch aus dem Papierkorb) gelöscht werden.

Jira Cloud Migration Assistant

Jira Cloud Migration Assistant

Um einen schnellen Überblick über die notwendigen Arbeiten zur Vorbereitung der Migration zu erhalten, hat sich bewährt, früh im Projekt eine Probemigration mit dem „Jira Cloud Migration Assistant“ auf einer Testumgebung durchzuführen. Die Rückmeldungen der App und des „Migration Report“ sind wichtige Hinweise für notwendige Anpassungsbedarfe. Nach einer erfolgreichen Probemigration können die Workflows in der Cloud-Instanz angepasst und getestet werden. Diese Workflows können auf dem System verbleiben und nach der echten Migration die migrierten Workflows ersetzen. Ebenso sollte die Vollständigkeit der Custom Fields und die allgemeine Funktion der Instanz getestet und ein Benachrichtungsschema analog zur Quellinstanz angelegt werden.

Im Anschluss daran erfolgt bei Bedarf die manuelle Übertragung und der Test von App-Daten.

Haben sich im Zuge der Probemigration und des Tests der Bedarf an weiteren Anpassungen gezeigt, muss die Planung gegebenenfalls entsprechend angepasst werden.

Finale Migration

Nach der erfolgreichen Probemigration kann die echte Migration vorgenommen werden. Zunächst werden Kopien der angepassten Workflows erstellt. Dann werden alle Projekte der Cloud-Instanz und aus dem Papierkorb gelöscht. In der Jira-Server-Instanz mit den Echtdaten wird der „Jira Cloud Migration Assistant“ installiert und alle in der Probemigration identifizierten benötigten Vorarbeiten durchgeführt. Im Anschluss daran wird die Migration durchgeführt. Ist die Migration der Daten erfolgt, müssen im Anschluss bei Bedarf auch die App-Daten übertragen werden. Danach werden in den Workflow-Schemas die Workflows durch die im Rahmen der Probemigration angepassten Workflows ersetzt. Ebenso wird das vorab erstellte Benachrichtigungsschema zugewiesen. Als letztes erfolgt ein abschließender Test zur Bestätigung einer erfolgreichen Migration.

Damit Sie ausreichend Zeit zum Testen von Atlassian Jira Cloud haben, bietet Atlassian kostenlose Cloud Migration Trials mit einer Laufzeit von bis zu zwölf Monaten an.

Wenn Sie sich hierfür interessieren oder Unterstützung bei der Migration in die Atlassian Jira Cloud wünschen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne.