Dies ist Beitrag Nr. 9 in einer Reihe über die App Insight für Jira. Über die klassischen Import-Module gibt es bereits einen Blogbeitrag. Dort werden die Importer für CSV, Datenbanken, JSON-Files, LDAP oder User Import besprochen. Dies ist jedoch nicht alles, was Insight an Importern zu bieten hat. Darüber hinaus gibt es diverse Import-Erweiterungen für die App, die man mithilfe des Universal Plugin Managers herunterladen kann. Dazu zählt neben AWS, Azure und Service-Now Import-Modulen auch einer für Jira Umgebungen. Damit lassen sich alle Konfigurationselemente als Schema in Insight importieren. Dazu zählen User, Schemas, Screens und Felder, sowie Lizenzen, Application Links oder Permissions.

Das  Modell einrichten

Um das zusätzliche Modul in die  App zu laden, kann man dieses im Import-Bereich unter Explore Insight Apps auswählen und herunterladen. Anschließend ist die Option in der klassischen Konfiguration als Auswahl verfügbar.

 

Neben der Option zum Erstellen einer neuen Konfiguration können die Zusatzmodule eingesehen werden

Neben der Option zum Erstellen einer neuen Konfiguration können die Zusatzmodule eingesehen werden

 

Das Modul kann im Universal Plugin Manager installiert werden

Das Modul kann im Universal Plugin Manager installiert werden

 

Die Einrichtung des Imports ist ziemlich trivial: Es muss nur ein Name für den Import vergeben werden. Im anschließenden Wizard kann man eine vordefinierte Struktur generieren lassen und anschließend das Mapping auf die erstellte Struktur.

Insight erstellt die zugrundeliegende Struktur automatisch

Insight erstellt die zugrundeliegende Struktur automatisch

Dadurch erhält man eine vordefinierte Schema-Struktur der Jira Umgebung als Sammlung von Objekttypen mit Referenzen, sowie Konfigurationen über Mappings und Attribute. Anschließend muss der Importer nur noch aktiviert und durchgeführt werden. In wenigen Sekunden erhält man eine Repräsentation der eigenen Jira Umgebung in einem vollständig strukturierten Format.  Das importierte Modell sieht auf den ersten Blick etwas kompliziert aus. Es besteht aus über 40 Objekttypen, die auf diverse Arten untereinander referenziert sind. Dies zeigt einmal mehr, wie komplex der Aufbau von Konfigurationselementen in Jira manchmal sein kann. Eine bessere Übersicht über die Struktur ermöglicht wohl der Objekttyp-Graph:

Eine Übersicht aller Objekttypen, die die Jira-Umgebung beschreiben

Eine Übersicht aller Objekttypen, die die Jira-Umgebung beschreiben

Was lässt sich nun damit machen?

Change Management

Änderungen an bestehenden Systemen können leichter durchgeführt werden, da die betroffenen Ressourcen direkt im Ticket ausgewählt werden können. Das IT-Team kann anschließend bei der Prüfung alle Zusammenhänge und Abhängigkeiten identifizieren und so eventuelle Implikationen feststellen. In der klassischen Konfiguration von Jira  sind solche Dependenzen nur schwer erkennbar. Des weiteren sind die mit den Ressourcen (z.B. Server) verbundenen Tickets stets nachvollziehbar dokumentiert.

Vorgänge können so mit den konkreten Geschäftsobjekten verknüpft werden

Vorgänge können so mit den konkreten Geschäftsobjekten verknüpft werden

In der Objektansicht sind verknüpfte Vorgänge zu sehen

In der Objektansicht sind verknüpfte Vorgänge zu sehen

Ungenutzte Konfigurationen finden

Bei jeder Projektanlage und im Laufe der Zeit sammeln sich immer mehr Konfigurationselemente in der Instanz an. Zu erkennen, welche davon überhaupt noch genutzt werden, ist oft schwierig, denn die abstrakten Zusammenhänge mit Bildschirmen, Vorgangstypen und Schemas sind nicht trivial. Wird eine Ressource (z.B. Bildschirme Workflows) in einem Schema verwendet, welches aber keinem Projekt zugeordnet ist, dann gilt sie nicht als inaktiv und man könnte meinen, es würde noch verwendet. In der importierten Struktur der Jira Umgebung kann man solche Informationen leicht herauslesen. Man kann beispielsweise entsprechende Filter speichern und regelmäßig anwenden.

objectType = Screen AND object HAVING inR(objectType = "Screen - Issue Operation"
AND object HAVING outR(objectType = "Screen Scheme"
AND object HAVING inR(objectType = "Screen Scheme - Issue Type"
AND (object having outR(objectType = "Issue Type Screen Scheme"
AND object NOT HAVING inR(objectType = Project))
OR object NOT HAVING outR(objectType = "Issue Type Screen Scheme")))))

Mit diesem Codeblock lassen sich alle ungenutzten Bildschirme filtern

Keine ablaufenden Lizenzen & Zertifikate mehr verpassen

Selbst Google ist es schon passiert, dass die eigene Domain nicht rechtzeitig erneuert wurde. Dieses Beispiel zeigt, dass verpasste Fristen einem teuer zu stehen kommen können. Das Objektschema der Jira-Umgebung enthält unter anderem die Lizenzen für die Jira-Produkte inklusive Ablaufdatum. Nun kann man mit diesen Informationen eine Automation erstellen, die eine verantwortliche Person rechtzeitig per E-Mail warnt. Dies kann viel Stress und Geld einsparen.

Die Automation sendet eine Mail an die verantwortliche Person zehn Wochen, bevor eine Lizenz ausläuft

Die Automation sendet eine Mail an die verantwortliche Person zehn Wochen, bevor eine Lizenz ausläuft

Änderungsverfolgung

Der Audit Log von Jira ist an vielen Stellen nicht besonders ausführlich. Viele wichtige Änderungen an der Instanz werden nicht protokolliert. Mit der Jira Umgebung als Objektschema sind diese besser nachvollziehbar. Hat man die Umgebung einmal importiert, kann man den Import automatisch ablaufen lassen. Dies kann mittels Cron-Ausdruck sowohl auf monatlicher, täglicher oder gar stündlicher Basis geschehen. Hat sich eine Einstellung geändert, wird das entsprechende Objekt aktualisiert. Die Änderung, zusammen mit einem Zeitpunkt wird in der History des Objekts vermerkt. Dies bringt enorme Vorteile bezüglich Compliance-Anforderungen.

Erhöhte Compliance durch Protokollierung aller Änderungen an Ressorucen (regelmäßige Imports vorausgesetzt)

Erhöhte Compliance durch Protokollierung aller Änderungen an Ressourcen (regelmäßige Imports vorausgesetzt)

Das Modul ist bisher nur für Server und Data Center verfügbar, in der Cloud ist zu erwarten, dass die Software früher oder später nativ in Jira eingebaut wird. Wie wir gesehen haben, erweitert dieses kleine Import-Modul die Möglichkeiten von Insight einmal mehr und ersetzt damit teilweise sogar andere Apps, die die angesprochenen Use Cases erfüllen. Neben der Jira Umgebung können übrigens auch Daten aus Bitbucket importiert werden. Den damit verbundenen Möglichkeiten widmen wir uns in einem anderen Beitrag.

 

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