Einleitung

Atlassian hat parallel zur Einstellung von Confluence Server angekündigt, die App Team Calendars zu einem festen Bestandteil von Confluence Data Center zu machen.
Mit anderen Worten: Seit 2. Februar 2021 kann die Team Calendars for Confluence App mit der Confluence DataCenter Lizenz genutzt werden.

Das wollen wir zum Anlass nehmen, die App einmal ausführlich vorzustellen.

Team Calendars for Confluence, so der offizielle Name, ermöglicht es allen Confluence Nutzern, schnell und einfach eine Vielzahl von Kalendern in Confluence zu erstellen.
Dabei macht sich die App die Bereichs- und Berechtigungsstruktur von Confluence zu nutze, so das jeder Benutzer, jeder Bereich, jedes Team, jede Abteilung, jedes Projekt oder auch zeitlich begrenzte Arbeitsgruppen ihre Termine planen können.

Zusätzlich können Jira Issue Dates angezeigt, externe Kalender importiert und sogar synchronisiert werden.


Kalender anzeigen

Die Kalender werden in Confluence an drei Stellen angezeigt:

  • In der globalen Navigationsleiste werden alle Kalender aufgelistet, auf die der Benutzer Zugriff hat.
  • Pro Bereich gibt es eine Übersichtsseite für alle Kalender dieses Bereichs
  • Das Kalender-Macro um Kalender in Seiten anzuzeigen

Übersichtsseite für Bereichskalender

Jeder Bereich hat in der Sidebar einen Link zu den Kalendern dieses Bereichs. Dort werden alle Kalender angezeigt, die hier oder auf den Seiten des Bereichs erstellt, importiert bzw. abonniert wurden.

Um nicht den Überblick zu verlieren, hat die Kalenderübersicht eine eigene Sidebar (in diesem Fall rechts), die alle Kalender auflistet. Hier können die Benutzer die Kalender konfigurieren, entfernen (wenn berechtigt!) oder ein/ausblenden, um den Fokus auf für sie relevante Ereignisse zu legen.

Ein Klick auf den Kalender öffnet eine Ansicht, in der nur noch der ausgewählte Kalender angezeigt wird.

Abbildung: Kalenderübersicht


Kalenderarten

Den Begriff gibt es so nicht, er hilft aber dabei, die unterschiedlichen Quellen oder Konfigurationen (Event Typen) zu unterscheiden. Diese ergeben sich daraus, woher der Kalender kommt: dieser oder andere Bereiche, persönlicher Bereich, Jira oder Abos fremder Kalender. Und der darin verwendeten Events.

  • Bereichskalender
  • Jira Kalender
  • Auf einen oder wenige Event Typen beschränkte Kalender wie Urlaubskalender
  • Kalender erstellt auf Seiten des Bereichs
  • Persönliche Kalender
  • Externe Kalender

Event Typen

Abbildung: Liste der Event Typen

Für die Kalendereinträge gibt es verschiedene Event Typen, die individuell für jeden Kalender konfiguriert werden können. Haben Geburtstage, Reisen oder Urlaube in dem Kalender nichts zu suchen, diesen Event Typ einfach löschen.
Oder umgekehrt: Bleibt als einziger Event Typ der Urlaub, habe ich einen Urlaubskalender. Wen die Standard-Event-Typen nicht ausreichen, kann sich eigene definieren.

Übrigens: Jedem Event Typ können in der Kalender-Konfiguration beliebige Erinnerungszeiten zugeordnet werden.

In der Kalender-Sidebar werden nicht nur die Kalender angezeigt, sondern auch die darin verwendeten Event Typen. Und auch die können je nach Bedarf ausgeblendet werden.

Zur besseren Unterscheidung können Event Typen auch farblich voneinander unterschieden werden


Termine erstellen

Abbildung: Termin erstellen

Ein neuer Termin unterscheidet sich von anderen Kalender Anwendungen dahingehend, dass er recht einfach gehalten ist (Outlook kann definitiv mehr), der Fokussierung auf Confluence und den vom Kalender abhängigen Event Typen.

Fokussierung auf Confluence bedeutet:

  • Teilnehmer können nur in Confluence registrierte Benutzer sein
  • Über die „Zugehörige Seite“ kann der Termin mit einer Confluence Seite verknüpft werden, um alle den Termin betreffenden Informationen zu verwalten. Das könnte z.B. ein Link auf die Besprechungsnotizen sein.

Beschränkungen

Nicht jeder Confluence Benutzer soll jeden Kalender sehen oder bearbeiten können. Deshalb ist es für jeden Kalender möglich, beide Eigenschaften auf einzelne Benutzer oder Gruppen zu beschränken. Bitte auf die Wortwahl „beschränken“ achten, denn das Konzept ist identisch zu dem von Confluence Seiten: Die Anzahl der berechtigten Benutzer kann nur weiter beschränkt werden. Es ist nicht möglich, Benutzer zu berechtigen, die keinen Zugriff auf diesen Bereich haben.


Jira Kalender

Abbildung: Jira Issue Dates

Viele Teams oder Projekte setzen Confluence und Jira parallel ein: Confluence für das Management, Jira um die Arbeiten und Aufwände zu tracken.

Es liegt also nahe, nicht nur Projektstatus, Roadmap oder ähnliches in Confluence anzuzeigen, sondern auch Termine im Kalender sichtbar zu machen.

Auch der Begriff  „Jira Kalender“ ist so nicht richtig, es handelt sich wieder um Event Typen:

  • JIRA Issue Dates
    • Mit diesem Event Typ können einzelne Tickets aus Jira im Kalender angezeigt werden.
    • Im Create Dialog können anhand von Projekten, Jira Filtern oder JQL kann festgelegt werden, welche Issues im Kalender angezeigt werden.
  • JIRA Software Sprints
    • Für Jira Software Teams können Sprints im Team Kalender eingebunden werden.
    • Zusammen mit anderen Kalendern (Reisen, Urlaube) wird schnell klar, wie viel man sich für den nächsten Sprint realistisch planen kann.
  • JIRA Project Releases
    • In Jira definierte Release Termine im Kalender anzuzeigen, kann dem ganzen Team helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Bitte nicht vergessen: Es werden durch den Kalender keine Termine („Dates“) oder ganze Tickets in Jira angelegt oder verändert.
Es werden lediglich im Jira bereits vorhandene Informationen angezeigt. Und: Dieser Kalender hat nichts mit dem ‘JIRA Issues Calendar’ Macro zu tun.

Dokumentation „Add Jira Events“: https://confluence.atlassian.com/teamcal/add-jira-events-241566244.html


Anzeige von Kalendern auf Confluence Seiten

Bisher wurden die Team Calendar Eigenschaften anhand der für jeden Bereich verfügbare Kalender-Übersichtsseite (Kalender-Link in der Sidebar) beschrieben.

Wie sieht es denn aber aus, wenn Unterseiten kleine Projekte verwaltet oder Veranstaltungen geplant werden?

Dafür kann auf den Confluence Seiten oder Blogposts das Calendar Macro verwendet werden. Entweder fügt man das Macro über den Macro Browser ein oder man kopiert sich die Embed-URL eines bestehende Kalenders und pasted sie einfach in die Confluence Seite. Ansonsten verhält sich das Macro fast wie die Bereichs-Übersicht.

Wieso nur fast? Wir befinden uns gerade im Editiermodus der Seite. Nur dann können über die Macro-Konfiguration weitere Kalender hinzugefügt und die Kalender-Ansicht angepasst werden. Benutzer ohne Schreibrechte für die Seiten können weder die Ansicht ändern noch weitere Kalender hinzufügen. Sie können aber immer noch neue Termine erstellen, solange sie Schreibrechte für die angezeigten Kalender haben.

Wer die Kalender-Ansicht konfigurieren oder neue Kalender hinzufügen will, benötigt Schreibrechte für die Seiten. Um neue Termine anzulegen reicht die Schreibberechtigung für den Kalender.

Abbildung: Kalender Macro (kleine Timeline Ansicht)

Abbildung: Kalender Macro bearbeiten


Anzeigen von Third-Party Kalendern

Bisher haben wir nur in Confluence erstellte Kalender und Termine aus Jira betrachtet. Der Dialog zum Erstellen eines neuen Kalenders gibt uns aber noch mehr Möglichkeiten:

  • Bestehende Kalender hinzufügen
    • Über diesen Dialog können bestehende Kalender aus anderen Bereichen hinzugefügt werden. Vorausgesetzt natürlich, die Berechtigungen passen.
      Das könnten z.B. die Kalander aus den persönlichen Bereichen der Teammitglieder oder der Schulungskalender der HR-Abteilung sein.
  • Integration externer Kalender
    • Team Calendars kommt ohne eigene, eingebaute Kalender.
      Über die Funktion „Importieren“ können z.B. Feiertage oder Ferientermine einmalig importiert und anschließend auch geändert werden.
    • Zugriff auf externe Kalender, wie z.B. meinen Outlook Kalender oder Raumbelegungen ermöglicht die Funktion „URL abonnieren“.
      Dabei wird in der externen Anwendung (z.B. Outlook) für deren Kalender eine eindeutige URL erzeugt, die Confluence permanent abonniert. Funktionierende Berechtigungen vorausgesetzt.

Der umgekehrte Weg ist auch möglich. Dazu wird der Kalender einmalig exportiert (iCal) oder eine eindeutige URL generiert, die dann von Outlook oder anderen Anwendungen einmal importiert oder permanent abonniert werden.


Two-way Synchronisation

Relativ neu ist die „CalDAV“-Unterstützung für Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Team Calendars und der Kalenderanwendung.
Hier werden durch zusätzliche Anwendungen wie CalDAV Synchronizer für Outlook oder DAVdroid für Android (Google Calendar) eine dauerhafte Synchronisation zwischen der Anwendung und Teams Calendar ermöglicht. Im Gegensatz zum bloßen abonnieren können jetzt Termine auf beiden Seiten angelegt oder geändert werden.


Fazit

Eine leichtgewichtige und für DataCenter nutzbare Kalender-Anwendung. Eine überaus nützliche App vor allem für Benutzer oder Teams, die ihre Arbeit mittels Confluence organisieren oder fast ausschließlich in Confluence arbeiten.


Links

  • Team Calenders Produkt Seite
    • https://www.atlassian.com/de/software/confluence/team-calendars (DE)
    • https://www.atlassian.com/software/confluence/team-calendars (EN)
  • Marketplace
    • https://marketplace.atlassian.com/apps/72307/team-calendars-for-confluence
  • Dokumentation
    • https://confluence.atlassian.com/teamcal/team-calendars-for-confluence-server-documentation-240912701.html