Wie wir bereits im Blogpost Lösungen mit Insight und Jira erklärt haben, lassen sich mit Hilfe von Jira Automationen Geschäftsprozesse automatisieren. Bei Jira Cloud ist es sogar vorteilhafter und besser zugänglich, als auf einer Server oder Data Center Instanz. Du fragst dich, was eine Jira-Automation ist?

Automation ist eine Lösung zur Regelerstellung ohne Code. Regeln werden damit auf der Basis von Jira-Ereignissen nach dem Prinzip „Wenn dies, dann das“ erstellt. (Atlassian)

An dieser Stelle müssen wir uns die Frage stellen, was automatisiert werden kann und was wir automatisieren wollen?

  • Bei der Entwicklungsarbeit in einem Software-Projekt werden alle Stories eines Epics abgeschlossen. Hier kann der Statuswechsel des Epics automatisiert werden.
  • Habe ich einen Vorgang abgeschlossen, der für weitere Entwicklungselemente relevant ist, kann ich über Automationen einen Kommentar in den jeweiligen Stories veranlassen, der auf die Beseitigung des Blockers hinweist.
  • Als Product Owner möchte ich wissen, wann meine Entwickler eine bestimmte Aufgabe auf Status „Fertig“ gestellt haben, um Ihnen neue Aufgaben zuzuweisen. Über die Automation kann ich E-Mails bekommen, die mich darauf hinweisen, dass dies geschehen ist.
  • Wird während des Testens ein Bug entdeckt, kann ich über eine Automation diesen bestimmten neu angelegten Vorgangstypen einen definierten Entwickler zuweisen.

Das alles lässt sich über den Automations-Editor in der Jira Cloud einrichten. Was der Automations-Editor ist und woraus er besteht zeigen wir gleich.

Der Jira Cloud Automation-Editor

Eine initiale Erklärung woraus Automationen bestehen und wie diese konfiguriert werden, findest du im oben verlinkten Blogpost von meinen Kollegen Noel. Im Folgende stellen wir euch die wichtigsten Begriffen kurz vor.

Regel

Lege die Kriterien fest, nach denen deine Automation ablaufen soll

Trigger

Er löst die Regel aus

Trigger sind die grünen Kästchen in dem Automations-Editor

Bedingung

Die spezifiziert deine Regel

Bedingungen sind die gelben Kästchen in dem Automations-Editor

Aktion

Führt die gewünschte Funktion durch

Aktionen sind die blauen Kästchen in dem Automations-Editor

Branch-Regeln/Verknüpfte Vorgänge

Erstellt in den Automationsregel eine Sub-Automation für verlinkte

Vorgänge an Branch-Regeln und Verknüpfte Vorgänge sind die lila Kästchen in dem Automations-Editor

Smart Values

Über Smart Values können effektivere und komplexere Automationsregeln erstellt werden.

Rule Actor

Der ausführende Nutzer einer Automation ist der Rule Actor. Standardmäßig in Jira ist das der Automation App User. Würde man dies auf einen echten User übertragen, würde möglicherweise eine Regel nicht ausgeführt werden können, da der User nicht über alle benötigte Berechtigungen verfügt.

Über den Dialog Regeldetails erlaubt Jira mit Hilfe der Festsetzung der Regeln als Trigger, eine tiefergehende Nutzung von Automationsregeln.

Über bestimmte Regeln, die du als User vorher festlegst, kannst du diese Automationen auslösen. Der Automations-Editor in Jira Cloud hilft, solche mühseligen und zeitaufwändigen Aufgaben zu automatisieren. Wie man eine Routineaufgabe, in dem Fall das abschließen eines Epics automatisiert, zeigen wir dir in der folgenden Bilderreihe.

  • Create Jira Cloud Automation
  • Set Condition in Jira Cloud Automation
  • Set Condition in Automation Jira Cloud
  • Set Condition in Jira Cloud Automation
  • Set Action Jira Cloud Automation
  • Confirm Automation Jira Cloud

Automationen bei Jira Server und Data Center vs. Jira Cloud

  • Plattform-native Synchronisation mit Drittanbieter-Tools: Einbindung externer Tools in Jira-Workflows, um Jira als Single Point of Truth zu nutzen
    • Automationen dienen auch zu Informationszwecken: Sie können über Slack oder MS-Teams Nutzer Nachrichten schicken und über den aktuellen Stand eines Vorgangs informieren
  • Die Funktionalitäten gibt es auch für die On-Prem Deployment Optionen von Jira, jedoch als ein kostenpflichtiges Plug-In.
    • In Jira Cloud stehen Automationen in jedem Cloud Plan zur Verfügung
  • Automationen für Jira sind in der Cloud leistungsfähiger
    • Folgende Optionen sind im Server und Data Center Plug-In nicht enthalten: Akteur einer Automation verändern, eigene Variablen und Smart Values erstellen, Jira Automation Template Library

Funktionsumfang für Automationen in der Cloud

  • Im Free Plan sind Instanz-übergreifend 100 Ausführungen möglich (Globale-, sowie Projekt-Automationen)
  • Im Standard Plan sind Instanz-übergreifend 500 Ausführungen möglich (Globale-, sowie Projekt-Automationen)
  • Im Premium Plan sind pro User 1.000 Ausführungen im Monat möglich. Beispiel: In der Cloud-Instanz 250 Nutzer angemeldet, stehen euch 250.000 Ausführungen im Monat zur Verfügung
  • Im Enterprise Plan ist die Anzahl der Ausführungen unbegrenzt

In Jira Cloud ist das Plug-In „Automation for Jira“ in jeder Jira Variante – Jira Software, Jira Core, Jira Service Management – nativ enthalten und frei nutzbar.

Unsere Tipps fürs Anlegen einer neuen Automationsregel:

  • Erstelle die Automationsregeln so klein wie möglich. Ggf. kannst du die Anforderung über zwei Regeln effektiver erfüllen.
  • Zielführenden Titel verwenden und Automationsdetails befüllen, vielleicht benötigt sie jemand anders auch
  • Lege genau fest für was sie gilt (Einzelprojekt, mehrere Projekte oder global)
  • Halte dich am Workflow, lasse die Automation keine neuen Vorgangstypen erstellen, die in ein Projektschema nicht enthalten sind, das führt zu Fehlermeldungen
  • Teste die neue Automationsregel in einer Sandbox Projekt oder im Automation Playground
  • Informiere bei nächster Gelegenheit die betroffenen Projektteilnehmer und Mitglieder des Teams über die Funktion

Weitere Fragen?

Dann sind wir als Atlassian Platinum Solution Partner Enterprise für Sie da. Tragen Sie jetzt alle noch offen gebliebenen Fragen und Wünsche zum Thema der neuen JIRA-Produktfamilie an uns heran. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen herauszufinden, wie Sie die Werkzeuge von Atlassian optimal nutzen können.

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