In unserem letzten Blogpost über die Automationsregeln in der Jira Cloud haben wir euch die Funktionalitäten des Automations-Editors in der Cloud erklärt und den Vergleich mit einer lokalen Instanz (Server, Data Center) gezogen. Mit folgenden Blog wollen wir tiefer auf das Thema eingehen und unser Wissen als Atlassian Experten vermitteln. Wir zeigen euch, wie man sich aus der Automation Template Library in der Jira Cloud Automationsregeln importiert und wie man bei Problemen und unerwarteten Fehlermeldungen reagiert. Zudem stellen wir euch einige Best Practices und einen Problemlösungs-Katalog vor.

Best Practice #1

Alles in Maßen (Kleovoulos o Lindios, 6 Jh. v. Chr.)

Schränke dein Automationsverhalten so wenig wie möglich ein, verwende jedoch Automationsregeln nur, sofern es der Business Case zulässt.

Beispiel guter Automation Beispiel ungeeigneter Automation
Eskalation von dringenden SLAs

Jira soll Nutzer informieren sobald ein Ticket ohne Problemlösung abzulaufen scheint und man dringend reagieren muss

Änderung des Statutswechsels einer unabhängigen User Story

Jira muss nicht unbedingt ein Kommentar in anderen Vorgängen verfassen oder eine E-Mail Benachrichtigung verschicken wenn eine User Story den Status wechselt. Dies führt zu erhöhter Kommunikation die störend wirkt.

Nutze die Funktion daher mit Bedacht und automatisiere nur bei Bedarf. Viele Fallbeispiele findest du in der unten verlinkten Jira Automation Template Library. Werden Vorgänge aufgrund von Automationsregelungen angelegt, die der Nutzer nicht benötigt oder angefragt hat, wird der Arbeitsfluss gestört und verlangsamt. Automationen sollen das Projektteam jedoch entlasten. Als Administrator hast du die Überblick über alle Automationsregeln. Wir empfehlen diese regelmäßig zu prüfen und zu pflegen.

Best Practice #2

Konsistente Daten sind die Grundlage einer konsistenten Kommunikation. (Nico Rehman)

Die Bedingungen (gelbe Kästchen) einer Automation können mittels JQL und Smart Values beliebig erweitert werden und gleichzeitig mehrere Abfragen erfüllen. Deshalb sollten in den Bedingungen möglichst eindeutige Felder abgefragt werden. Dazu gehören Komponentenfelder, Datumsangaben, zugewiesene Personen wie auch Custom Fields mit festen Werten. Die Gefahr bei Freitextfeldern und Labels ist, dass der User sich verschreiben kann. Dann ist es der Automation nicht möglich, diese Bedingung als erfüllt zu betrachten.

Best Practice #3

Eine Person, die nie einen Fehler gemacht hat, hat nie etwas Neues probiert (Albert Einstein)

Auch dem besten Entwickler unterläuft mal ein Fehler oder er versteht nicht richtig, was der Kunde will. Gehe mit der Anforderung explorativ um und biete dem Nutzer, der die Anfrage gestellt hat mehrere Lösungsvarianten. In Jira gibt es nicht nur die eine Lösung und wenn deine Automation nicht funktioniert, hilft dir Jira weiter. Wenn du als Jira-Administrator nicht die Funktionalitäten des Automations-Editors ausprobierst und für dich keine Best Practices ermittelst, kannst du nicht effizient auf die Anfragen der Projekt-Admins reagieren.

Best Practice #4

Das Leben besteht hauptsächlich darin, dass man mit dem Unvorhergesehenen fertig werden muss (John Steinbeck)

Denke agil und reagiere auf Veränderung. Automationsregeln sind nicht in Stein gemeißelt. Als Administrator kannst du diese jederzeit einsehen und nach Projekt- oder Organisationsbedürfnissen neu konfigurieren. Sei es eine zusätzliche Person in den Benachrichtigungsmail aufzunehmen oder den Trigger auf einen neu erstellten Vorgangstypen umzustellen. Eine schnelle Reaktion auf neuen Bedürfnissen ist in Jira jederzeit möglich. Beachte jedoch, falls diese Automation für mehrere Projekte verwendet wird, könnte es unerwünschte Nebenwirkungen geben.

Problemlösung und Hilfestellungen

Die Jira Automation Template Library

Für den einfachen Einstieg hat Atlassian eine Vorlagen-Bibliothek. Die Automations-Vorlagen sind nach Kategorien und Themen sortiert. Auf der Seite findest du auch den Automation Playground auf dem du Automations-Beispiele selber erstellen kannst. Wie das geht, haben wir in diesem Blogpost erklärt. Die Vorlagen entsprechen Fallbeispielen, die man 1 zu 1 nachstellen kann.

Automationsregeln Übersichtsseite

Über die Systemeinstellungen findest du als Jira-Administrator eine Gesamtübersicht aller Automationsregeln der Jira Cloud Instanz. Während Informationen und Schaltflächen selbsterklärend sind, möchten wir Erläuterungen zu den Status der Automationen geben. Jede Automationsregel hat ein Audit-Log, in dem du erfolgreiche und fehlgeschlagene Regelausführungen, Fehler und Konfigurationsänderungen überprüfen kannst. Dazu haben wir folgende Tabelle zusammengestellt.

KONFIGURATIONSÄNDERUNG Regelkonfiguration wurde von einem Administrator geändert
ERFOLG Regel wurde ohne Fehler beendet und einige Aktionen wurden erfolgreich durchgeführt
KEINE AKTIONN AUSGEFÜHRT Diese Regel wurde erfolgreich ausgeführt, aber aufgrund einer Bedingung, die die Regelausführung stoppte, wurden keine Aktionen durchgeführt
WIRD AUSGEFÜHRT Regel läuft derzeit
SCHLEIFE Schleife bei der Regelausführung erkannt. Normalerweise bedeutet dies, dass Regeln sich selbst zu oft aufrufen. Deaktiviere in der Automations-Konfiguration ggf. unter „Regeldetails“ die Einstellung „Regel-Trigger erlauben“ und führe die Automatisierung erneut aus
GEDROSSELT Die Regel hat die zulässigen Limits überschritten. Schränke die mittels JQL ggf. ein
EINIGE FEHLER Einige Aktionen in dieser Regel verursachten Fehler. Bitte überprüfe die Regelkonfiguration.
ABGEBROCHEN Die Regel wurde während der Ausführung deaktiviert, gelöscht oder neu konfiguriert. Möglicherweise hast du Ihre Ausführungslimits erreicht.
FEHLER Es ist ein Systemfehler aufgetreten. Wende dich an den Atlassian Support.

Auftretende Probleme und Einschränkungen von Automationsregeln wie ein Profi beheben

  • Wenn die Ausführung deiner Automation fehlschlägt, solltest du als erstes das Audit-Log genauer anschauen
    • Dieser Liefert viele Informationen, z.B. über Leistungseinblicke und den Servicestatus
  • Wird ein Fehler angezeigt, macht dir Jira in den meisten Fällen einen Vorschlag zur Lösung oder gibt dir Hinweise, wie du das Problem behebst
  • Nutze den Jira Admin Helper und überprüfe, ob alle relevanten Felder (z.B. von einer JQL-Bedingung betroffen) auch auf der Maske (Screen) des Vorgangstypen angelegt sind
  • Um keine Probleme mit fehlenden Berechtigungen zu haben, setze keinen Nutzer als Akteur. Nutze dafür den Standardwert „Automation for Jira“
    • Nachträgliche Änderungen sind über die globale Konfiguration möglich
  • Wenn du in deinen Bedingungen komplexe JQLs verwendest, stelle sicher, dass diese auch über die normale Vorgangssuche Ergebnisse liefern
  • Wenn du eine Automation projektübergreifend nutzen möchtest, oder für bestimmte Projekte oder auch nur für Projektkategorien, kannst du dies in die Konfiguration der Automation einstellen
  • Funktioniert die Automation nicht wie erwartet und du bekommst auch keine Benachrichtigung dafür? Lege über die Konfiguration der Automation (Regeldetails) fest, wie sich Jira bei Fehlern verhalten soll
  • Eine Automationsregel ist aktiv, führt jedoch keine Aktion aus. Eventuell ist der Jira Cloud Plan die Ursache. Im Jira Standard Cloud Plan stehen z.B. 500 Ausführungen zur Verfügung, im Free Plan sind es lediglich 100. Gegebenenfalls musst du dein Automationsverhalten entsprechend deines Cloud Plans anpassen.

Der effiziente und effektive Einsatz von Automationen kann in vielerlei Hinsichten gewinnbringend für Projekte sein. Über die Anbindung externer Tools wie Slack und MS-Teams, oder das Erstellen neuer Vorgänge in einem Projekt, schafft Jira einen Mehrwert, indem manuelle Routine-Aufgaben automatisiert werden. Den Einsatz von Automationen kann ein Administrator über die Systemeinstellungen steuern und für alle Jira-Nutzer pflegen.