Web-Content immer up-to-date

Services und Produkte unterliegen immer schnelleren Releasezyklen, und die redaktionellen Arbeitsschritte (Erstellung/Änderung, Prüfung, Veröffentlichung) der dazugehörigen Dokumentation/Information müssen mit dieser Taktung mithalten können. Veraltete Informationen sind nicht nur peinlich, sondern können sich sehr schnell auch negativ auf die Kundenzufriedenheit und die langfristige Bindung auswirken. Warum die Veröffentlichung von Inhalten hinterherhinkt, ist natürlich nicht allein einem „schlechten Prozess“ zuzuschreiben, sondern ist meist ein Ergebnis verschiedener Ursachen. Hier sind auch die Inklusion, die Zusammenarbeit und die Autorenfertigkeiten der Mitarbeiter sowie die eingesetzten Werkzeuge wichtige Erfolgsfaktoren. Im Folgenden wollen wir uns aber zunächst „nur“ auf den Redaktionsprozess konzentrieren. Die zuletzt genannten Bedingungen sind auf der Seite Web-Content mit Confluence kollaborativ pflegen weitergehend erörtert.

Workflow im redaktionellen Prozess optimieren

Ein redaktioneller Prozess sollte nicht erst bei der Prüfung von zu erstellenden Inhalten beginnen, sondern schon die Konzeptions- und Erstellungsphase berücksichtigen bzw. (an)treiben. Das folgende Ablaufdiagramm stellt aus unserer Sicht einen leichtgewichtigen Ansatz für die Abbildung eines ganzheitlichen Redaktionsprozesses dar:

deckblatt_conf_3_EinfacherRedaktionellerProzess

Klassischerweise arbeiten diese Personenkreise an den zu veröffentlichen Inhalten:

  • ein agiles Entwicklungsteam, dessen Mitglieder die Rolle der Autoren übernehmen
  • ein Produktverantwortlicher, der in der Rolle des Product Owner die Arbeiten priorisiert und die Zeitpunkte der Veröffentlichung steuert
  • ein technischer Redakteur, der die Dokumentationsstruktur und die homogene Darstellung verantwortet und (an)leitet

Im nachfolgenden Abschnitt soll die Umsetzung bzw. Unterstützung von Confluence zu diesen Schritten aufgezeigt werden.

Prozess mit Confluence umsetzen

Im folgenden Abschnitt soll die Umsetzung bzw. Unterstützung von Confluence zu den oben skizzierten Prozessschritten exemplarisch aufgezeigt werden:

  • Neuen Inhalt bzw. Änderungen definieren: Ein Redakteur, Autor oder Product Owner pflegt in einer nicht veröffentlichen Confluence-Seite (Tabelle) eine kurze Definition der entsprechenden inhaltlichen Änderungen ein.
  • Aufgaben ableiten und verteilen: Die vom Product Owner priorisierten Änderungswünsche werden mit den Autoren besprochen und in Aufgaben unterteilt. Je nach Umfang werden neue „Draft“-Seiten bzw. Seitenstrukturen in Confluence erstellt und die anstehenden inhaltlichen Aufgaben als Tasks dort direkt vermerkt. Mittels @ Shortcut können diese Aufgaben an die Autoren verteilt werden.
  • Neuen Inhalt bzw. Änderungen entwerfen: Neue Inhalte werden von den Autoren in neuen Confluence Seiten entworfen. Änderungen an bestehenden (veröffentlichten) Inhalten werden in Seitenkopien ausgearbeitet, die über die Copy Funktion angelegt werden können. Dies alles kann im öffentlichen Bereich (Space) geschehen, wobei die entsprechenden Seiten per Zugangseinschränkung  (Page Restriction) nur den internen Gruppen zur Ansicht bereitgestellt wird.
  • Entwurf zur Prüfung freigeben: Autoren signalisieren die Fertigstellung eines Entwurfs per Label (Stichwort) an den zu prüfenden Seiten. Gegebenenfalls können Aufgaben für die Redaktion an der Confluence Seite angelegt werden.
  • Entwurf prüfen: Product Owner und oder Redakteur prüfen die neuen/geänderten Inhalte in Confluence, wobei kleine Korrekturen direkt in den Seiten vorgenommen werden. Entspricht der Entwurf nicht der gewünschten Güte, werden die nötigen Änderungen vermerkt und die Seiten zur Überarbeitung an die Autoren zurückgestellt.
  • Entwurf freigeben: Geprüfte Inhalte werden vom Redakteur per Label für eine potentielle Veröffentlichung gekennzeichnet.
  • Inhalt veröffentlichen: An neuen Confluence-Seiten wird die Zugangseinschränkung aufgehoben. Bei Veröffentlichung von Änderungen an bestehenden Seiten werden die „veralteten“ Originalseiten mit den freigegebenen Kopien ersetzt.

Die hier dargestellten Lösungsansätze sind alle mit den Bordmitteln von Confluence umsetzbar. Weitergehende Anforderungen an den Redaktionsprozess, die Aufgabenverwaltung und -steuerung oder an eine bereichsweise Veröffentlichung der Inhalte können mittels Einsatz von Confluence-Plugins umgesetzt werden.

Sinnvolle Erweiterungen

Hier eine kleine Auswahl von Plugins bzw. Werkzeugen mittels derer Confluence – im Kontext von Redaktionsprozessen und spezieller Einsatzszenarien gewinnbringend – ergänzt werden kann:

  • Ad hoc Workflows: komfortable und direkte Einbettung der Arbeitsschritte, Aufgaben und des Dokumentenstatus in bzw. an der Seite
  • Ad hoc Publishing (ehemals Content Publishing Plugin)Vergleich und Veröffentlichung von ganzen Bereichen (draft und published Spaces)
  • Atlassian JIRA: Integration und Steuerung von redaktionellen Aufgaben in die Aufgabenverwaltung der Entwicklungsabteilungen

Fazit

Ohne eine möglichst nahtlose Integration der beteiligten Personen in einen Redaktionsprozess wird eine schnelle und effiziente Erstellung/Pflege von zu veröffentlichenden Informationen fast unmöglich. Ein einfacher und schlanker Prozess lässt sich schon allein mit von Confluence mitgebrachten Funktionen/Makros (Labels, Page Restrictions, Tasks, etc.) umsetzen. Komplexere Prozess-Anforderungen können mit Hilfe von Confluence Plugins wie Ad hoc Workflows implementiert werden. Für die Aufgaben- und Statusverwaltung kann natürlich auch das Schwesterprodukt Atlassian JIRA eingesetzt und perfekt in Confluence eingebettet werden.