Unter welchen Voraussetzungen ist es sinnvoll, Confluence als Web-Publishing Lösung gegenüber den klassischen Web Content Management Systemen vorzuziehen?

  • Content-Art: Produktdokumentationen, Handbücher, Anleitungen, Wissensdatenbanken und projektspezifische Veröffentlichungen sind meist umfangreiche und pflegeintensive „Dokumente“, welche nicht alleine vom Web-Publishing-Team verwaltet werden können. Confluence bietet für diese Art von Inhalten eine gut strukturierte und für die Nutzer ansprechende Plattform.
  • Content-Autoren: Sie haben mehr als nur einen Wissensträger, und diese werden jeweils nur sporadisch Inhalte veröffentlichen? Dann sollten die „Teilzeit-Autoren“ eine möglichst intuitive und in anderen Kontexten bereits bekannte Plattform benutzen dürfen. Ist der Umfang der zu veröffentlichenden Inhalte nur im Team zu schaffen? Dies macht eine Web-Publishing-Plattform mit ausgeprägten kollaborativen Fähigkeiten notwendig.
  • Aktualisierungsfrequenz: Müssen die zu veröffentlichenden Inhalte mit der hohen Taktung einer agilen Entwicklungswelt mithalten? Dann sollte eine leichtgewichtige und nahe an der Entwicklung angesiedelte Content Management System Lösung eingesetzt werden, ansonsten wird Ihre „Öffentlichkeitsarbeit“ zum Flaschenhals.

Sobald Sie obige Kriterien in Teilen der Veröffentlichungsszenarien des Unternehmens wiedererkennen, sollten Sie Confluence in eine Werkzeugauswahl einbeziehen.

Folgende Stärken von Confluence sind im Bezug auf die Pflege von Web-Content besonders hervorzuheben:

  • WYSIWIG Editor mit Keyboard Shortcuts, der eine effiziente und einfache Bearbeitung der Inhalte erlaubt
  • Einbettung von verschiedensten Medienformaten wie Bilder, Videos, PDF-Dokumente etc.
  • Makros, um Inhalte automatisiert zu strukturieren oder wiederzuverwenden (bspw. für Boilerplate Text)
  • Seitenvorlagen (Templates), um die Autoren zu unterstützen („Blank Page-Problem“) und einen homogenen Web-Auftritt zu forcieren

So ist eine nachhaltige und effiziente Pflege von großen und komplexen Inhalten durch eine skalierbare Anzahl von Mitarbeitern möglich.

Fazit

Falls viele Teams – und nicht nur die „Marketing-Abteilung“ – am „Web-Content“ mitarbeiten sollen, muss für alle diese Personen ein intuitives und im besten Falle alltäglich gewohntes System für die Erstellung und Pflege von Web-Content bereitgestellt werden. Atlassian Confluence ist bereits intern in vielen Unternehmen erfolgreich und mit großer Akzeptanz der Nutzer im Einsatz. Somit kann das Budget statt für die Einführung und Ausbildung der Mitarbeiter in ein weiteres neues Werkzeug in den Ausbau der Autorenfähigkeiten investiert werden. Ihre Experten der technischen Redaktion haben sodann die Hände frei für die redaktionellen Aufgaben in einem hoch kollaborativen System mit den „neu gewonnen“ Autoren.

Erfahren Sie als nächstes, mit welchen Mitteln das Corporate Design mit Confluence realisiert werden kann.